Fonction principale
Relevant de la vice-présidente marketing, le titulaire du poste assiste de façon proactive et rigoureuse la vice-présidente marketing dans toutes ses tâches reliées aux communications et marketing. Véritable pivot du département, le titulaire assure un suivi des dossiers et fait le lien au sein de l’équipe et avec les autres services de l’organisation. Il apporte également un support ponctuel à l’équipe des communications.
Responsabilités et Taches
- Offrir le soutien nécessaire à la vice-présidente dans la réalisation de ses tâches administratives générales et ses tâches quotidiennes ;
- Gérer et coordonner l’agenda, le suivi des courriels et appels ;
- Assurer le traitement des comptes de dépenses ;
- Effectuer les suivis budgétaires et préparer les demandes de paiement pour les projets marketing ;
- Préparer et coordonner les réunions d’équipe, ainsi que les rencontres avec les partenaires et les intervenants ;
- Compiler les informations concernant les suivis de rencontre et s’assurer de l’efficacité des suivis ;
- Développer, suivre et mettre à jour le tableau de bord et le plan marketing sommaire ;
- Mettre en forme et réviser les présentations, tableaux et autres documents ;
- Tenir à jour les informations et les outils de l’équipe marketing disponibles dans l’intranet ;
- Effectuer les arrangements nécessaires aux déplacements d’affaires ;
- Fournir un service à la clientèle interne et externe de qualité à l’image de l’organisation ;
- Coordonner la mise en place et le suivi de certains outils pour faciliter la gestion du département des communications (calendrier de vacances, statut de projets, etc.) ;
- Assurer une confidentialité sans faille dans le traitement des dossiers de la vice-présidence ;
- Assurer occasionnellement la coordination de certains projets spéciaux ;
- Apporter un support ponctuel pour l’accueil de visiteurs ou la réception de livraisons ;
- Fournir de l’aide au besoin à l’adjointe à la présidence pour certains projets inter départements.
Exigences académiques et expérience
- Diplôme d'études en techniques de bureautique, administration, secrétariat ou domaine connexe ;
- Cinq ans d’expérience dans une fonction similaire ;
- Expérience dans un poste d'assistant(e) au niveau de la haute direction, un atout ;
- Expérience dans l’industrie touristique, un atout ;
- Excellente maîtrise de la suite Office, spécialement PowerPoint ;
- Maitrise parfaite du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit ;
Compétences et Habiletés
- Forte proactivité et esprit d’initiative ;
- Excellentes habiletés interpersonnelles ;
- Autonomie, rigueur et très grand souci du détail ;
- Capacité à gérer son temps et à adapter ses priorités dans un contexte changeant rapidement ;
- Grande capacité d’adaptation ;
- Démontrer un fort esprit d’équipe ;
- Professionnalisme, sens des responsabilités et discrétion ;
- Capacité d'analyse, de contrôle et de suivi efficace.
