BUREAU DE MONTRÉAL

Fasken Martineau est un chef de file canadien du droit des affaires et du litige. Comptant plus de 770 avocats, le cabinet offre une gamme complète de services juridiques proposés sur une base intégrée à des clients nationaux et internationaux, depuis ses bureaux de Vancouver, Calgary, Toronto, Ottawa, Montréal, Québec, Londres et Johannesburg.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision de la superviseure, centre de conférences et événements, la ou le titulaire aura la responsabilité de supporter l’organisation d’évènements et d’activités de relations publiques (commandites et partenariats).

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Coordonner la logistique (réservation et aménagement des salles, location des équipements audiovisuels, production des présentations, réalisation des invitations et du matériel imprimé, choix alimentaires) liée à la tenue des conférences, séminaires, réceptions et réunions;
Préparer des échéanciers et des budgets pour les événements et les activités de commandites;
Recueillir et préparer le matériel pour la réalisation des présentations PowerPoint et coordonner la traduction de celles-ci;
En collaboration avec la designer graphique, gérer la conception et la production du matériel graphique lié aux événements ou aux commandites;
Connaître et utiliser le logiciel de base de données des contacts/clients du cabinet pour les listes d’invitation;
Coordonner toutes les étapes de production des trousses de matériel imprimé pour les participants (montage, impression, reliage, délais de livraison);
Gérer la sélection et la production des outils promotionnels du cabinet;
Coordonner, sur les lieux le jour de l’événement, toute la logistique (de l’accueil à la conclusion);
Produire et mettre à jour mensuellement un manuel de procédures qui contient une description détaillée de la marche à suivre pour les diverses tâches régulières à accomplir dans l’exercice des fonctions de ce poste;
Proposer des initiatives visant à améliorer le service à la clientèle, la satisfaction de notre clientèle ainsi que l’efficacité et la notoriété du service du marketing au sein du cabinet;
Assister la superviseure, centre de conférences et événements dans les tâches administratives.

QUALIFICATIONS REQUISES

Diplôme universitaire (préférence en relations publiques, en marketing, en communication ou un domaine connexe) ou la combinaison équivalente d’études et d’expérience;
Détenir au moins cinq années d’expérience pertinente dans l’organisation d’événements;
Bilinguisme oral et écrit;
Maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint;
Connaissance des logiciels QuarkXpress et Photoshop, un atout;

APTITUDES PERSONNELLES ET PROFESSIONNELLES

Excellent sens de l’organisation;
Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément;
Autonome, motive(e) et capable de travailler en équipe;
Capacité de gérer les priorités et de travailler des heures prolongées;
Capacité de travailler sous pression et de respecter de courts échéanciers;
Se comporter de façon professionnelle et avec enthousiasme en tout temps;