Carat est à la recherche d’un(e) Secrétaire/Réceptionniste bilingue, doté(e) d’un grand sens de l’organisation, d’entregent, d’agilité et de rigueur et motivé(e) par le service clientèle.
La personne sélectionnée joue un rôle clé dans l’agence auprès de nos clients et des employés. Elle sera responsable de l’accueil des clients, des fournisseurs et des partenaires. Elle doit démontrer des compétences exceptionnelles en matière de communication écrite et verbale. Elle offrira également un service administratif et de coordination à la haute direction, ainsi qu’à l’équipe de communications et relations publiques de l’organisation.
Responsibilities
Les tâches reliées à ce poste sont les suivantes :
- Réalisation d’activités de secrétariat (production, rédaction et mise en page de divers documents).
- Gestion des appels téléphoniques et des télécopies entrants.
- Responsable des environnements suivants : Réception, salle de courrier et salles de conférence.
- Réception des visiteurs durant les heures de bureau.
- Responsable des commandes de fournitures de bureau.
- Responsable de la préparation et distribution du courrier interne et externe.
- Responsable des réservations de vols et d’hôtels pour les employés.
- Coordination auprès de fournisseurs pour la tenue d’événements ponctuels dans l’agence.
- Support au niveau des communications internes et externes pour Dentsu Aegis et l’ensemble des agences du réseau.
Qualifications
- Expérience de 2 à 3 ans en tant qu`adjoint(e) administratif(ve) et/ou de direction, réceptionniste, coordonnatrice ou un rôle similaire
- Expérience dans le domaine des communications ou en agence, un atout
- Être autonome
- Excellent français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (bilingue)
- Compétences en rédaction et révision du français et de l’anglais
- Être capable de gérer plusieurs projets à la fois
- Avoir une bonne capacité d’adaptation et un bon esprit d’équipe
- Excellente connaissance des logiciels de bureautique - Suite MS Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook (Photoshop un atout)
- Diplôme collégial en administration ou domaine connexe
