Depuis 1986, Les amis de la montagne se font la voix des citoyens dans tout ce qui touche à la protection et la mise en valeur du mont Royal. Nous offrons à la communauté l’occasion de contribuer concrètement à sa préservation et à son embellissement, mais aussi de jouir pleinement de sa présence au cœur de la ville.

En plus d’œuvrer pour la défense des intérêts du mont Royal, l’éducation relative à l’environnement, la conservation de ses milieux naturels et la mise en valeur de ses patrimoines naturel et culturel, nous jouons un rôle premier dans l’accueil et l’enrichissement de l’expérience des visiteurs du parc du Mont-Royal (5 M de visites par année).

Relevant de la directrice générale des Amis de la montagne, la personne titulaire de ce poste assure le soutien administratif et de secrétariat à la direction générale, coordonne la logistique des comités et des réunions liées à la gouvernance, administre les dossiers de ressources humaines et en assure le suivi, offre un soutien aux directeurs en matière de gestion des ressources humaines, assure la logistique des activités internes de reconnaissance et s’assure des communications internes destinées aux employés.

Les diverses fonctions du poste comprennent des tâches de confiance et confidentielles qui exigent une très bonne connaissance des procédures et structures de gouvernance. Les amis de la montagne assurent également la gestion et la gouvernance des organismes liés, le Centre de la montagne ainsi que le Café des Amis.

La personne qui occupe le poste dont il est mention en titre doit pouvoir travailler de façon autonome avec un minimum de supervision. Elle doit faire preuve de flexibilité et de disponibilité puisqu’il peut arriver qu’elle doive prendre part à des réunions et à des activités qui ont lieu à l’extérieur des heures dites normales de bureau.

Description des fonctions

Soutien à la direction générale et la gouvernance

Exécution, gestion et support pour l’agenda, la correspondance, la coordination des réunions, les documents de présentation et toute autre demande spécifique de la directrice générale;
Assurer la logistique requise pour les réunions des divers conseils d’administration, des comités ainsi que pour l’assemblée générale annuelle, les réunions du personnel et certaines activités spéciales;
Mettre à jour et sauvegarder tout document officiel dans les fichiers appropriés, électroniques ou papier et maintenir un système de classement efficace.

Coordination des ressources humaines

Tenir à jour les dossiers des employés;
Fournir une assistance aux gestionnaires dans la gestion et la dotation de leurs ressources humaines;
Coordonner les activités de reconnaissance du personnel, d'accueil des nouveaux employés, le repas de Noël, etc. ;
Être au fait des lois, règlements et normes du travail.

Autres tâches administratives

Coordonner toute demande nécessitant l’intervention d’un service technique en matière informatique;
Gérer les fournitures de bureau;
Gérer la petite caisse;
Offrir un soutien ponctuel aux autres équipes selon les besoins.

Qualités personnelles

Structure, autonomie et sens prononcé de l’organisation du travail;
Discrétion et polyvalence;
Capacité de travailler en équipe, habileté en analyse, aptitude pour la communication et sens de l’organisation;
Préoccupation constante du respect de la mission de l’entreprise, de la qualité du service et des échéanciers;
Capacité d’entretenir d’excellentes relations interpersonnelles avec le personnel de l’organisme.

Exigences et profil recherché

Diplôme d’études collégiales ou universitaires dans des domaines reliées à la tâche (administration des affaires, relations industrielles ou gestion des ressources humaines ou toute combinaison sous forme de certificats);
De 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire ;
Excellente maîtrise du français et de l’anglais oral et écrit;
Aptitude pour la rédaction de procès-verbaux;
Maîtrise des logiciels de la suite Office;
Connaissance du logiciel Donor Perfect, un atout;
Grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités;
Capacité de travailler de façon autonome et méthodique;
Sens de l’initiative et du désir d’apprendre;
Excellente aptitude à communiquer;
Membre de l’Ordre des conseillers en ressources humaines accrédités, un atout;
Compétences démontrées pour les relatons interpersonnelles particulièrement dans un rôle de soutien.

Conditions de travail

Poste permanent de 35 heures/semaine, du lundi au vendredi;
Disponibilité occasionnelle les soirs, lors des rencontres des Conseils d’administration ou de la tenue d’événements spéciaux;
Salaire à discuter selon l’échelle salariale en vigueur et l’expérience;
Programmes d’assurance collective;
Date d’entrée en fonction : 27 juin 2016.

SVP, faire parvenir votre curriculum vitae via le formulaire.

Seules les personnes dont les candidatures seront retenues seront contactées

Date limite : Le mardi 7 juin 2016