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Rôle
Le commis aux comptes payables relève du directeur financier/contrôleur et assume le traitement des factures fournisseurs; de leur vérification à la réconciliation de leur paiement. Le commis aux comptes payables sera majoritairement responsable du traitement des factures pour tous les projets de production de l’agence. Il est aussi un soutien aux diverses tâches administratives et réconciliations de fin de mois.
Tâches
• Enregistrer les factures fournisseurs au système ERP après leur vérification ;
• Analyser l’âge chronologique des comptes payables, relever les erreurs et faire les corrections, s’il y a;
• Vérifier et concilier les états de comptes des fournisseurs;
• Coordonner le paiement des fournisseurs avec les paiements reçus des clients sur les projets concernés
• Effectuer les paiements et réconcilier ces derniers au système;
• Effectuer les conciliations et paiements de cartes de crédits
• Vérifier, valider et traiter les comptes de dépenses
• Faire le suivi et le rapprochement des avances de production
• Gestion des perdiem lors des voyages et déplacement
• Préparer les dossiers et documents de travail en lien avec les comptes fournisseurs pour la vérification de fin d’année
• Classement et autres tâches administratives connexes
Compétences professionnelles
• Rigueur, discernement, autonomie et débrouillardise
• Capacité d’évoluer dans un domaine en mouvement et bonne tolérance au stress
• Aptitude à travailler en équipe, initiative et leadership
• Connaissances des principes comptables de base
Exigences
• DEC comptabilité ou technique en administration, ou l’équivalent
• Expérience aux comptes payables ou dans un poste administratif similaire
• 3 à 4 ans et plus d'expérience
• Excellente connaissance du logiciel Excel
• Connaissance du monde de la production de contenu audiovisuel et événementiel
• Connaissance du logiciel Maconomy un atout
• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
Role
The Accounts Payable Clerk reports to the Financial Director/Controller and is responsible for processing, auditing and settling supplier invoices. S/he will mainly be responsible for processing invoices related to the agency’s production projects. S/he will also offer administrative and auditing support at the end of each month.
Tasks
• Enter supplier invoices in the ERP system once they’ve been audited;
• Analyze the chronological age of accounts payable, note errors and make corrections, if necessary;
• Audit and settle the status of supplier accounts;
• Coordinate the payment of suppliers with payments received from clients for all relevant projects;
• Settle payments and enter them in the system;
• Reconcile and settle credit cards;
• Audit, validate and process expense accounts;
• Follow up on and match production advances;
• Manage traveling and commuting per diems;
• Prepare files and documents related to supplier accounts for end-of-year audits;
• Execute related administrative tasks.
Professional skills
• Precision, discernment, autonomy, problem-solving spirit
• Ability to grow in a fast-paced environment and resistance to stress
• Team spirit, initiative, leadership
• Knowledge of basic accounting principles
Requirements
• Technical DEC in administration, or equivalent
• Experience in accounts payable or a similar administrative role
• 3-4 years of experience or more
• Excellent knowledge of Excel
• Knowledge of audiovisual and event-related content production
• Knowledge of Maconomy, an asset
• Fluent in French and English, both spoken and written
