ADJOINTE ADMINISTRATIVE, PROGRAMMES ÉTUDIANTS ET SOCIÉTAIRES

NOTRE CABINET

Le bureau de Montréal d’Osler est le deuxième en importance du cabinet et fait partie intégrante de notre équipe regroupant plus de 400 avocats en Amérique du Nord. Avec ses 60 avocats, le bureau de Montréal a joué un rôle clé dans un bon nombre des opérations les plus importantes et les plus complexes au pays. En collaboration avec nos bureaux de Toronto, de Calgary et d’Ottawa, et grâce au lien essentiel avec les services juridiques américains fournis par notre bureau de New York, notre équipe montréalaise a participé à plusieurs opérations transfrontalières impliquant des sociétés québécoises.

Osler offre un milieu dynamique et passionnant pour entreprendre une carrière ou la réorienter. Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées.

SOMMAIRE DU POSTE

L’adjointe administrative assistera la directrice senior du programme des étudiants et des sociétaires dans tous les volets liés à ces programmes, y compris : le processus de recrutement, les journées carrières, les allocutions et les conférences, les visites du cabinet organisées pour les étudiants en droit, les possibilités en matière de publicité, de marketing et de commandite, l’accueil et l’intégration des étudiants et des sociétaires, ainsi que les tâches administratives requises pour atteindre les objectifs liés au programme des étudiants et des sociétaires.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Coordonner la logistique du processus de recrutement et les visites des étudiants au cabinet
Assister la directrice à la préparation de documents de formation et de documents promotionnels utilisés lors des événements de recrutement
Offrir un soutien administratif en ce qui a trait au recrutement, à l’accueil et à l’intégration, ainsi qu’aux événements et aux projets (au besoin)
Coordonner l’inscription et la logistique relativement à notre participation aux journées carrières des facultés de droit
Offrir un soutien administratif à la directrice en ce qui a trait au travail de bureau et à la coordination de réunions
Coordonner les demandes de commandites reliées au programme étudiant
Gérer les demandes d’inscription à des associations professionnelles
Maintenir à jour les dossiers des sociétaires ainsi que les contacts des étudiants, stagiaires, avocats et anciens du cabinet
Effectuer les arrangements nécessaires lors de formations données à l’interne
Assister lors de la préparation du budget et faire le suivi des relevés mensuels
Travailler en étroite collaboration avec la directrice senior du programme des étudiants et des sociétaires à l’organisation d’événements et de projets spéciaux

L’adjointe administrative peut également se voir confier, au besoin, d’autres tâches connexes.

EXIGENCES ET HABILETÉS :

Attestation à un programme de formation d’adjointe administrative ou toute autre formation pertinente
Posséder un minimum de trois (3) années à titre d’ajointe administrative ou toute autre expérience pertinente
Faire preuve de rigueur, d’autonomie et d’organisation dans l’exécution de son travail
Capacité démontrée en coordination, organisation et gestion des priorités
Capacité démontrée au niveau du travail en équipe et des communications interpersonnelles avec les gens à tous les niveaux de l’organisation
Avoir à cœur la qualité du service et pouvoir assurer d’excellentes relations avec la clientèle interne et externe
Souplesse à travailler en dehors des heures « normales » et face au travail « multitâches »
Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral
Discrétion exemplaire dans le traitement de documents de nature confidentielle
Maîtrise des logiciels de la suite Office.

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de présentation via le formulaire.

Nous tenons à remercier tous les candidats de leur intérêt envers Osler. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidats choisis. Osler est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.

Veuillez noter que toute offre d’emploi sera assujettie à une vérification des antécédents et des références, notamment une vérification du casier judiciaire, du crédit ainsi que des antécédents d’emplois et de formation.