La mission de la Fondation est de contribuer financièrement aux objectifs de l'Hôpital du Sacré-Coeur de Montréal par une présence soutenue auprès des leaders économiques et sociaux de la communauté.

OFFRE D’EMPLOI POUR LE POSTE D’ADJOINTE ADMINISTRATIVE

FONCTIONS

Relevant du directeur général de la Fondation (FHSCM), la personne titulaire de ce poste assure le soutien administratif et de secrétariat à la direction générale et la gouvernance, l’administration des dossiers de ressources humaines, la gestion des opérations, des achats et des comptes payables.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Soutien à la direction générale et la gouvernance

Exécution, gestion et support pour la correspondance, la coordination des réunions, les documents de présentation et toute autre demande spécifique du directeur général;
Assurer la logistique requise pour les réunions du conseil d’administration, du comité exécutif, des comités ainsi que pour l’assemblée générale annuelle, les réunions du personnel, les activités spéciales, à savoir : la réservation et disposition des lieux, l’envoi des avis, l’obtention des documents provenant du personnel et des membres des comités, la préparation finale des ordres du jour et des procès-verbaux. la diffusion de tous les documents de présentation et la prise des minutes des réunions;
Mise à jour et sauvegarde de tout document officiel de la FHSCM.

Ressources humaines

Administration des systèmes de gestion des ressources humaines :

Feuilles de temps, vacances, congés et absences et offres d’emploi
Paie
Comptes de dépenses
Dossier employé

Administration

Supervision et coordination d’activités reliées à la comptabilité et aux opérations

Réception et vérification des bons de commande avant de les soumettre au directeur général pour approbation;
Réception et vérification des factures et comptes payables;
Préparation des chèques pour signature par deux des signataires autorisés;
Coordination de toute demande nécessitant l’intervention d’un service technique de l’HSCM ou du CIUSS (entretien, sécurité, informatique, etc…);
Gestion des fournitures de bureau;
Gestion de la petite caisse;;
Soutien ponctuel aux autres équipes selon les besoins;

Exigences et profil recherché

Diplôme d’études collégiales
5 ans d’expérience dans un poste similaire
Excellente maîtrise du français oral et écrit
Bonne connaissance de l’anglais oral et écrit
Maîtrise des logiciels de la suite Office et du logiciel PRODON
Connaissance des outils ESPRESSO et NETHRIS est un atout
Grand sens de l’organisation et gestion des priorités
Discrétion et polyvalence

Conditions de travail

Poste permanent de 35 heures/semaine, du lundi au vendredi; disponibilité occasionnelle les soirs, selon les périodes de pointes des événements; il est possible que le 35h de travail soit organisé différemment pour certains événements spéciaux;
Salaire à discuter selon expérience
Programmes d’assurance collective et de contribution au REER de l’employé
Date d’entrée en fonction : début juin

SVP, nous faire parvenir votre curriculum vitae via le formulaire.

Seules les personnes dont les candidatures seront retenues seront contactées

Date limite : Le vendredi 13 mai 2016