Titre du poste : Adjointe administrative-réceptionniste
Description de poste :
L’adjointe administrative-réceptionniste devra accueillir les gens à l’agence, prendre les appels et coordonner les différentes demandes de la haute direction.
Tâches :
- Répondre, diriger et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes générales d’information et transférer les demandes particulières aux personnes concernées, assurer un suivi, prendre les messages et offrir un service à la clientèle hors pair.
- Accueillir les visiteurs, clients, employés et fournisseurs (à l’occasion, préparer les breuvages, commander des collations ou lunchs).
- Coordonner les rendez-vous client, communications aux clients et agenda de direction.
- Effectuer du travail général de bureau (classement, achats divers, bon de commande, envois postaux, photocopies, télécopies, messageries, inventaire et commande du matériel de bureau, commande de nourriture, etc.).
- Établir et coordonner des politiques et des procédures administratives pour des dirigeants, des comités et des conseils d’administration.
- Analyser des notes de service, des mémoires et des rapports reçus et à envoyer, rédiger des exposés et des rapports à l’intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d’administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents.
- Préparer l’ordre du jour des réunions des comités, des conseils d’administration et d’autres réunions, et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions.
- Exécuter des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés par des cadres supérieurs, des comités et des conseils d’administration.
- Rencontrer des personnes ou groupes d’intérêt spéciaux et d’autres personnes ou groupes au nom de la direction, pour déterminer les problèmes, et évaluer et recommander diverses mesures.
- Coordonner le service de livraison interne en collaboration avec le livreur, s’assurer d’ajouter les frais au dossier et que les envois soient bien étiquetés et emballés.
- Effectuer des inscriptions à des événements ou formations.
- Assurer la gestion de la propreté des espaces communs du bureau.
- Veiller à ce que les équipements tels : machine à café, machine distributrice, machine à eau soient fonctionnelles et bien approvisionnées.
- Livraison via coursier externe : estimer les coûts et délais, placer les envois, inscrire les frais au dossier et valider que la facturation est conforme lors de la réception de la facture.
- Distribution du courrier, réception de marchandise et de produits imprimés (avertir qui de droit).
Toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise.
Qualités requises :
- Excellent sens de l’organisation avec efficacité
- Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois
- Capacité à travailler sous pression
- Bilinguisme
- Sens du service à la clientèle
- Bonne connaissance de la suite Office et Keynote
- Bonne connaissance des logiciels Adobe est un atout
Expérience(s)
- 5 ans dans un poste similaire
Diplôme(s) et formation(s) :
- Diplôme d’études collégiales
