Épisode est une firme d’une dizaine d’employés qui offre des services-conseils en philanthropie. Elle est actuellement à la recherche d’une adjointe de direction.
Sommaire du poste :
L’adjointe à la direction est en appui aux deux associés principaux pour la gestion de leurs dossiers, des réunions et des questions administratives. L’adjointe pourrait se voir confier également des tâches de soutien pour les membres de l’équipe, en support aux départements de recherche, rédaction et communications.
Accueil :
- Accueillir les personnes qui se présentent sur les lieux;
- Prendre les appels téléphoniques et les messages électroniques et les acheminer
- Maintenir à jour l’agenda des associés.
Soutien administratif :
- Préparer les offres de service et les contrats;
- Assurer le soutien traitement de texte et la mise en page des documents produits par l’entreprise;
- Préparer la salle de réunion et les documents requis lors de rencontres clients dans les bureaux d’Épisode;
- Prodiguer des services de soutien à la présidence et la vice-présidence, entre autres, envoi en temps opportun de rappels de la tenue des réunions et des points prévus aux réunions de production, production des comptes rendus et impression des documents;
Rédaction de divers documents, recherche
- Courriels, lettres diverses
- Listes, tableaux word et excel
Assister aux rencontres clients
- Rédiger les comptes-rendus
- Effectuer les suivis auprès des clients
- Effectuer les suivis auprès des équipes de support
Qualifications requises :
- Formation : DEC en bureautique;
- Excellente maîtrise de la langue française et grandes compétences rédactionnelles;
- Très bonne élocution et aptitude pour s’exprimer en public;
- Gestion des priorités, grand sens de l’organisation;
- Faire preuve de curiosité et débrouillardise.
Exigences :
Flexibilité d’horaire : disponibilité pour rencontres tôt le matin ou tard en fin de journée.
