Identification de l’emploi

Titre de l’emploi :          Coordonnateur, Événements
Division :                       Affaires externes
Service :                       Affaires externes
Supérieur immédiat :    Directeur associé, Affaires externes
Statut :                          Contractuel, durée 2 ans (35 hrs/semaine)
Période d’affichage :     Du 29 janvier au 8 février 2016
Entrée en poste :          Dès que possible

Sommaire de l’emploi

Les responsabilités de cet emploi sont la coordination et l’exécution d’événements au CCA, dont ceux avec les donateurs et partenaires, et ce, en collaboration avec les autres membres de l’équipe de la division des Affaires externes. Le titulaire supervise le personnel affecté à la réalisation et au déroulement des événements, effectue les suivis des échéanciers et budgets, et coordonne les événements avec d'autres divisions.

Principales responsabilités de l’emploi

Événements du CCA

  • Conseiller la direction de la division des Affaires externes et les autres divisions, le cas échéant, quant aux stratégies de réalisation des événements du CCA en conformité avec l’image de marque de l’institution
  • Effectuer la gestion de projet de chaque événement, incluant les suivis et la communication des statuts et des échéanciers, auprès de la division des Affaires externes, ainsi qu’auprès des autres divisions
  • Planifier et diriger les réunions relatives aux événements et assurer le suivi des échéanciers et des budgets
  • Participer à la mise sur pied de partenariats et de commandites relatifs aux événements du CCA
  • Participer à l’identification des concepteurs des événements, les guider dans le choix du thème et l’élaboration du concept
  • Participer à l’élaboration du concept graphique, des outils de communication et assurer leur réalisation
  • Assister aux événements à titre de personne ressource afin de s’assurer que le déroulement est conforme aux ententes préalablement établies entre le CCA et l’utilisateur
  • Effectuer la recherche de fournisseurs, obtenir des soumissions, négocier les tarifs et finaliser les ententes
  • Superviser les bénévoles et le personnel affectés aux divers événements

Gestion des événements de partenariat et locatifs tenus dans les espaces du CCA

  • Mettre à jour l’offre d’espaces locatifs au CCA et ses modes de fonctionnement
  • Coordonner les événements liés à des ententes de collaboration ou de partenariat
  • Répondre aux demandes d’information des clients et/ou donateurs/commanditaires intéressés par l’utilisation d’espaces au CCA et préparer les ententes d’utilisation
  • Conseiller les utilisateurs dans l’organisation de leur événement
  • Assister aux événements à titre de personne ressource afin de s’assurer que le déroulement est conforme aux ententes préalablement établies entre le CCA et l’utilisateur

Qualifications requises pour l’emploi

  • Niveau de scolarité : Bac en administration ou dans une discipline jugée pertinente
  • Nombre d’années d’expérience pertinente requises : 3 à 5 ans
  • Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Avoir une grande facilité à communiquer avec tous types d’intervenants
  • Connaissance avancée de la méthodologie de gestion de projet
  • Excellentes habiletés en coordination, et en gestion budgétaire et des échéanciers
  • Expérience dans la gestion de grands événements
  • Connaissance des protocoles VIP et des règles d'accueil des invités spéciaux

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de motivation) au plus tard le 8 février 2016, à l’attention du Service des ressources humaines, Centre Canadien d’Architecture, 1920, rue Baile, Montréal (Québec) H3H 2S6, via le formulaire, télécopieur : (514) 939-7012. Seuls les candidats retenus seront contactés.

Veuillez ne pas téléphoner.

 Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi.

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Job Identification

Job title:                       Coordinator, Events
Division:                       External Affairs
Service:                        External Affairs
Supervisor:                   Associate Director, External Affairs
Status:                          Contractual (2 years), full time (35hrs/week)
Posting period:             January 29th to February 8, 2016
Job entry:                     as soon as possible

Job Summary

The responsibilities of this job include coordinating and carrying out CCA events, including those involving donors and partners, in collaboration with other members of the External Affairs team. The incumbent supervises staff assigned to carrying out and managing events, monitors schedules and budgets, and coordinates events with other divisions. 

Main Job Responsibilities

CCA events

  • Advises External Affairs division management, and other division management as required, on appropriate strategies for organizing CCA events in a manner consistent with the institution’s image
  • Runs project management for events, ensures follow-ups, and prepares status and deadline reports for External Affairs and other division management
  • Organizes and leads event meetings and manages deadlines and budgets
  • Assists in establishing partnerships and sponsorships for CCA events
  • Participates in selecting event designers and guides them in developing event themes and concepts
  • Participates in developing the creative design of communications materials, and oversees their production
  • Attends events as a contact person in order to ensure that they comply with the agreement between the CCA and the user.
  • Seeks out vendors, obtains quotes, negotiates prices and finalizes agreements
  • Supervises volunteers and staff assigned to various events

Management of partner and third-party events held in CCA spaces

  • Maintains updated details and terms of use for the spaces available for private events at the CCA
  • Coordinates events related to partnerships or other collaboration agreements
  • Responds to information requests from clients, donors and sponsors interested in using the CCA’s spaces, and prepares any resulting rental agreements
  • Advises users on event organization
  • Attends events as a contact person in order to ensure that they comply with the agreement between the CCA and the user

Job qualifications required

  • Education: Bachelor’s degree in administration or a relevant field
  • Number of years of relevant work experience: 3 to 5 years
  • Excellent knowledge of spoken and written French and English
  • Strong ability to communicate effectively with all types of collaborators
  • Advanced knowledge of project management methodology
  • Excellent deadline and budget management and coordination skills
  • Experience in managing major events
  • Knowledge of VIP protocols and working with special guests

Please submit your application (CV and introduction letter) by February 8, 2016 to the attention of Human Resources, Canadian Centre for Architecture, 1920 Baile Street, Montreal (Quebec) H3H 2S6, fax: (514)939-7012. Only successful applicants will be contacted.  Please do not call. 

The CCA is an equal opportunity employer.

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