SOMMAIRE DU POSTE
Sous la responsabilité du directeur général, le travail de la personne titulaire de ce poste consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs selon des méthodes et procédures de nature relativement complexe.
Description de tâches
La personne titulaire de ce poste peut être appelée à exécuter les tâches suivantes :
- Prendre et fixer des rendez-vous, recevoir et filtrer les courriels et les appels téléphoniques;
- Donner des renseignements d'ordre général;
- Prendre connaissance du courrier et le trier en fonction des priorités;
- Envoyer les convocations, faire les réservations de salles et assurer la préparation du matériel et des documents nécessaires en vue de la préparation des réunions;
- Effectuer la mise en page des documents et en vérifier la qualité linguistique;
- Assumer la responsabilité du système de classement et appliquer la procédure d'archivage;
- Assister le directeur général dans la préparation et le suivi des réunions des conseils d’administration, des comités exécutifs, de la Fiducie du Patrimoine, de la Bibliothèque de la Compagnie de Jésus et de tout autre comité;
- Procéder au suivi des carnets de voyages;
- Organiser les déplacements, les séjours et en assurer le suivi administratif;
- Participer à l’organisation ou organiser des événements;
- Offrir un support de secrétariat à la Direction des ressources financières;
- Effectuer la révision linguistique de divers documents (écrits et Web);
- Pourrait être appelée à participer à des réunions et en rédiger le compte rendu;
- Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.
