Division : Affaires externes
Supérieur immédiat : Directeur associé, Affaires externes
Statut : Permanent à temps complet (35hrs/semaine)
Période d’affichage : Du 16 au 25 novembre 2015
Entrée en poste : Novembre 2015

Sommaire de l’emploi

Les responsabilités de cet emploi sont la coordination au niveau des échéanciers globaux de l’ensemble des projets de la division et du suivi budgétaire. Le titulaire assiste le Directeur associé, Affaires externes dans la gestion administrative de la division; le Coordonnateur veille également à posséder une connaissance avancée de toutes les activités concernant la gestion et l’utilisation du logiciel utilisé pour le CRM (Customer Relationship Management), incluant les envois par courriel, l’ordonnancement et les mises à jour de données.

Principales responsabilités de l’emploi

Administration de la base de données CRM (gestion des contacts clients)

  • Tenir à jour la base de données des contacts et les listes d’envoi, en s’assurant que toutes les données (existantes et nouvelles) sont validées, saisies et conservées avec précision, et selon les lois en vigueur
  • Contrôler les procédures d’entrée des données et faire rapport régulièrement
  • Travailler en liaison avec les autres divisions pour coordonner et produire des listes d’envoi
  • Tenir à jour une liste de fournisseurs en fonction des besoins
  • Être la personne référence, pour les autres services, et veiller à l’efficacité et à la précision de la méthode d’enregistrement des données à long terme (selon les standards du CCA)

Support administratif

  • Organiser et documenter tous les dossiers administratifs de la division et procéder à leur archivage, tout en s’assurant de la protection et de la sécurité des dossiers et registres, le cas échéant
  • Compiler et analyser les statistiques des activités promotionnelles, du dépouillement médias, du trafic sur les réseaux sociaux, de la fréquentation du bâtiment et du jardin par les visiteurs et préparer les rapports mensuels en collaboration avec le directeur de la division
  • Assurer le support administratif au Directeur associé, Affaires externes dans la préparation et la rédaction de différents rapports, notes de service, documents et correspondances institutionnelles
  • Procéder aux convocations des réunions de la division et à la rédaction des comptes rendus, puis établir les listes d’actions à entreprendre suite aux réunions
  • Planifier et gérer les réservations des voyages pour le personnel au sein de la division ainsi que pour les invités et les consultants
  • Assurer la traduction de certains documents de la division lorsque requis
  • Effectuer toute autre tâche en relation avec les Affaires Externes qui sera assignée par le Directeur ou toute personne qu’il aura désignée 

Coordination et suivi de projets

  • Aider à la préparation des échéanciers de la division et assurer le suivi
  • Assurer le lien de la division avec les autres services du CCA pour la gestion des échéanciers des activités et projets
  • Assurer le suivi budgétaire et préparer les rapports requis ainsi que la facturation liée aux activités de la division
  • Coordonner les projets et les événements en collaboration avec les autres services
  • Niveau de scolarité : diplôme universitaire en communications, marketing, journalisme, gestion, arts ou gestion de donnée; formation en administration, un atout
  • Nombre d’années d’expérience requis : 3 à 5 ans
  • Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit; capacité à rédiger et réviser des documents
  • Connaissance de l’administration de bureau
  • Bonne connaissance des éléments essentiels d’une saine gestion et du maintien des bases de données
  • Capacité à conserver un haut niveau de précision dans la préparation et la saisie de données
  • Très bonne connaissance des logiciels de bureautique (suite Microsoft Office), des technologies Web et de l’éditique
  • Capacité à travailler sous pression dans des délais serrés, bonnes aptitudes à la gestion du stress
  • Bonne connaissance de la méthodologie de gestion de projet
  • Sens du détail, de la planification et habileté à gérer des échéanciers
  • Souplesse d’horaire

 Qualifications requises pour l’emploi

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de motivation) au plus tard le 25 novembre 2015, à l’attention du Service des ressources humaines, Centre Canadien d’Architecture. Seuls les candidats retenus seront contactés. Veuillez ne pas téléphoner.

Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi.

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