Le Chef de Bureau est responsable de planifier, d’organiser et de contrôler toutes les activités relatives aux fonctions administratives et aux ressources humaines chez CINCO. Le Chef de Bureau devra contribuer à créer une plate-forme efficace en tout temps pour le bien de la compagnie et de ses employés.
RESPONSABILITÉS:
Le candidat retenu devra effectuer un large éventail de fonctions qui inclut, mais n'est pas limité à:
Gestion de bureau
- Réception / téléphone
- Gestion de la messagerie et du courrier
- Gestion du budget de bureau
- Gestion des achats de fournitures de bureau et de nettoyage ainsi que tous autres achats relatifs aux besoins quotidiens du bureau
- Assurer l'entretien quotidien du bureau (propreté, efficacité, etc.)
- Gestion des fournisseurs externes pour l’entretien des équipements de bureau (imprimantes, téléphones, ordinateurs, etc.)
- Mettre en place et maintenir les procédures / systèmes administratifs de bureau
Assistance RH
- Accueillir et former tous les nouveaux employés sur les procédures et outils CINCO
- Co-produire les guides de formation
- Installer tous les outils et logiciels sur les ordinateurs et téléphones des nouveaux employés
- Développer le matériel de soutien pour la compagnie
- Organiser et mettre à jour les dossiers des employés
- Surveiller la conformité des employés à toutes les politiques et procédures de l'entreprise
- Gérer et organiser les initiatives en lien avec la promotion de l’esprit d’équipe dans l’entreprise
- Rédaction, correction et traduction de documents
- Assister la direction dans le développement de certaines initiatives, telles que: le développement des affaires, la création de nouveaux outils de gestion, la structure organisationnelle, etc.
EXIGENCES:
- 3-5 ans d'expérience dans un rôle similaire
- Parfaitement bilingue (Français et Anglais) - écrit et parlé
- Solides compétences en communication orale et écrite
- Mettre en place et développer des relations de travail positives avec tous les employés
- Fort sens de l'organisation
- Orienté vers les solutions et le bon suivi
- Souci du détail et de la qualité des résultats
- Autonome, débrouillard et curieux
- Esprit d'équipe et esprit collaboratif
- Personnalité positive, ouverte et flexible
- Capacité à faire face au stress et à un environnement au rythme rapide
- Maîtrise dans une large gamme de logiciels internes spécifiques (candidat choisi sera formé en conséquence)
- Confortable dans un environnement Mac et Web
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DESCRIPTION:
The Office Manager is expected to plan, organize and control the activities of all administrative and HR functions at CINCO. The “OM” will be expected to help create a company and team platform that is efficient at all times.
RESPONSIBILITIES:
The selected candidate will have to perform a wide range of functions that includes, but is not limited to:
Office management
- Reception door/telephone
- Tend to all courier needs
- Handle correspondence and queries
- Manage office budget
- Order office and cleaning supplies as well as all other necessities relative to everyday office use
- Ensure daily upkeep of the office (cleanliness, efficiency etc.)
- Manage 3rd party supplier relationships for all office equipment (printers, telephones, computers etc.)
- Implement and maintain procedures/office administrative systems
HR assistance
- Welcome and train all new employees on CINCO procedures and tools
- Co-produce training guidebooks
- Set up all tools and softwares on new employees’ computers and telephones
- Develop support material for company strategic implementation
- Keep track and organize employee records
- Monitor compliance with all company policies and procedures
- Manage and organize team building undertakings
- Draft, correct and translate documents
- Assist management in the development of certain activities, such as: business development, new management tools, organizational structure, etc.
REQUIREMENTS:
- 2-3 years experience in a similar role
- Perfectly bilingual (French and English) – written and spoken
- Strong oral and written communication skills
- Establish and develop positive working relationships with all employees and units
- Excellent organizational skills
- Strong initiative to create solutions and follow through
- Attention to detail and quality of deliverables
- Autonomous, resourceful and curious
- Team player and collaborative attitude
- Positive, open-minded and flexible
- Ability to cope with stress and a fast pace environment
- Proficient in a wide range of specified internal softwares (chosen candidate will be trained accordingly)
- Comfortable in Mac and Web environment