Le Chef de Bureau est responsable de planifier, d’organiser et de contrôler toutes les activités relatives aux fonctions administratives et aux ressources humaines chez CINCO. Le Chef de Bureau devra contribuer à créer une plate-forme efficace en tout temps pour le bien de la compagnie et de ses employés.

RESPONSABILITÉS:

Le candidat retenu devra effectuer un large éventail de fonctions qui inclut, mais n'est pas limité à:

Gestion de bureau

  • Réception / téléphone
  • Gestion de la messagerie et du courrier
  • Gestion du budget de bureau
  • Gestion des achats de fournitures de bureau et de nettoyage ainsi que tous autres achats relatifs aux besoins quotidiens du bureau
  • Assurer l'entretien quotidien du bureau (propreté, efficacité, etc.)
  • Gestion des fournisseurs externes pour l’entretien des équipements de bureau (imprimantes, téléphones, ordinateurs, etc.)
  • Mettre en place et maintenir les procédures / systèmes administratifs de bureau

Assistance RH

  • Accueillir et former tous les nouveaux employés sur les procédures et outils CINCO
  • Co-produire les guides de formation
  • Installer tous les outils et logiciels sur les ordinateurs et téléphones des nouveaux   employés
  • Développer le matériel de soutien pour la compagnie
  • Organiser et mettre à jour les dossiers des employés
  • Surveiller la conformité des employés à toutes les politiques et procédures de l'entreprise
  • Gérer et organiser les initiatives en lien avec la promotion de l’esprit d’équipe dans l’entreprise
  • Rédaction, correction et traduction de documents
  • Assister la direction dans le développement de certaines initiatives, telles que: le développement des affaires, la création de nouveaux outils de gestion, la structure organisationnelle, etc.

EXIGENCES:

  • 3-5 ans d'expérience dans un rôle similaire
  • Parfaitement bilingue (Français et Anglais) - écrit et parlé
  • Solides compétences en communication orale et écrite
  • Mettre en place et développer des relations de travail positives avec tous les employés
  • Fort sens de l'organisation
  • Orienté vers les solutions et le bon suivi
  • Souci du détail et de la qualité des résultats
  • Autonome, débrouillard et curieux
  • Esprit d'équipe et esprit collaboratif
  • Personnalité positive, ouverte et flexible
  • Capacité à faire face au stress et à un environnement au rythme rapide
  • Maîtrise dans une large gamme de logiciels internes spécifiques (candidat choisi sera formé en conséquence)
  • Confortable dans un environnement Mac et Web

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DESCRIPTION:

The Office Manager is expected to plan, organize and control the activities of all administrative and HR functions at CINCO. The “OM” will be expected to help create a company and team platform that is efficient at all times.

RESPONSIBILITIES:

The selected candidate will have to perform a wide range of functions that includes, but is not limited to: 

Office management

  • Reception door/telephone
  • Tend to all courier needs
  • Handle correspondence and queries
  • Manage office budget
  • Order office and cleaning supplies as well as all other necessities relative to everyday office use
  • Ensure daily upkeep of the office (cleanliness, efficiency etc.)
  • Manage 3rd party supplier relationships for all office equipment (printers, telephones, computers etc.)
  • Implement and maintain procedures/office administrative systems

HR assistance

  • Welcome and train all new employees on CINCO procedures and tools
  • Co-produce training guidebooks
  • Set up all tools and softwares on new employees’ computers and telephones
  • Develop support material for company strategic implementation
  • Keep track and organize employee records
  • Monitor compliance with all company policies and procedures
  • Manage and organize team building undertakings
  • Draft, correct and translate documents
  • Assist management in the development of certain activities, such as: business development, new management tools, organizational structure, etc.

REQUIREMENTS:

  • 2-3 years experience in a similar role
  • Perfectly bilingual (French and English) – written and spoken
  • Strong oral and written communication skills
  • Establish and develop positive working relationships with all employees and units
  • Excellent organizational skills
  • Strong initiative to create solutions and follow through
  • Attention to detail and quality of deliverables
  • Autonomous, resourceful and curious
  • Team player and collaborative attitude
  • Positive, open-minded and flexible
  • Ability to cope with stress and a fast pace environment
  • Proficient in a wide range of specified internal softwares (chosen candidate will be trained accordingly)
  • Comfortable in Mac and Web environment
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.