Sous la direction de: Vice-présidente, Programmation et Production, AMI-télé

Contrat de 6 mois: septembre 2015 à février 2016

Fonctions :

Coordonner les services généraux de bureau en accueillant et en dirigeant les visiteurs et en assistant l’équipe de direction et de production d’AMI-télé dans les opérations quotidiennes.

Résultats et responsabilités :

1- Accueillir les visiteurs, en personne ou par téléphone; répondre aux demandes de renseignements ou les diriger vers la personne ou le service compétent; tenir à jour les annuaires téléphoniques des employés et des services; aider s’il y a lieu les visiteurs/collègues ayant une déficience visuelle.

2- Soutien administratif à l'équipe de production en coordonnant les services et les fournitures ou l’équipement spécialisés nécessaires. S’occuper de toutes les livraisons, remplir les contrats UDA et les acheminer et toutes tâches connexes de concert avec la chef de la production originale.

3- Maintenir le professionnalisme et l’image d’AMI en gardant l’aire d’accueil propre, sécuritaire et libre d’obstacles et en faisant en sorte que les salles de conférences soient préparées et mises en ordre avant et après les réunions.

4- Effectuer les commandes de fournitures de bureau et gérer les stocks en les organisant pour qu’il soit facile d’identifier et de retrouver les articles.Veiller à ce que les postes de photocopie soient approvisionnés en papier et en fournitures connexes.

5- Tenir une petite caisse pour le remboursement des menus achats en lien avec l’entreprise en vérifiant les reçus, en fournissant de l’argent comptant et en compilant le rapport des décaissements en temps opportun.

6- Préparer le courrier reçu pour la distribution interne et les envois; recevoir, distribuer et envoyer des télécopies.

7- Coordonner le bon ordre des commodités du bureau; aider à garder les aires communes propres et en ordre. Et toute autre tâche connexe que sa supérieure jugera nécessaire.

CRITÈRES D’ÉVALUATION

Qualifications : 1-2 ans dans un poste similaire.


Études: Diplôme d’études secondaires (minimum) ou expérience équivalente.

Connaissances: Connaissance du domaine des médias et de la production télévisuelle. À l'aise avec la suite Microsoft Office.

Compétences: Solides compétences interpersonnelles et en communications.  Excellent jugement et autonome.  Bonnes compétences et capacités de recherche internet et médias sociaux. Souci du détail. Bilingue (français/anglais).

Environnement: L’employé(e) pourra être appelé(e) à faire de la saisie au clavier, travailler debout, soulever des objets et travailler dans des positions incommodes. Il/elle aura à faire des efforts modérés, notamment de concentration, dans la préparation de documents électroniques et l’utilisation de logiciels. Environnement de travail de bureau normal avec peu ou pas d’exposition à des risques variés. 

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