English version below

L’adjoint assiste le Partenaire/ directeur de création exécutif dans l’exercice de ses fonctions en assurant un support administratif et créatif tout en effectuant des tâches reliées au développement et à la coordination de la division de création. L’adjoint doit être motivé et anticiper les besoins de la personne qu’il supporte. L’adjoint est organisé, professionnel, proactif et capable de travailler dans un environnement flexible. Il est impliqué dans le processus de recrutement, d’embauche et de formation de l’équipe créative. C’est une personne multitâche qui peut bien gérer la pression.

Rôle et responsabilités 

1. Assistance au partenaire/ directeur de création exécutif :

  • Être un conduit d’information entre les équipes de Moment Factory et le partenaire;
  • Effectuer la mise à jour et le suivi constant de l’agenda;
  • Administrer les comptes de dépenses dans les délais impartis;
  • Organiser les voyages d’affaires, les projets spéciaux et les réunions;
  • Assurer la tenue, la gestion et l’archivage des dossiers et documents du partenaire.

2. Recrutement, intégration et formation des équipes créatives :

  • Analyser les CV et portfolios, identifier et sélectionner des employés potentiels, réaliser des entrevues téléphoniques, planifier les entrevues avec les responsables de l’embauche et assurer    un suivi avec les candidats sélectionnés;
  • Participer au processus d’embauche en préparant les documents nécessaires, en documentant et archivant les résultats d’entrevues;
  • Faire un suivi avec la Conseillère en ressources humaines pour les embauches de travailleurs étrangers;
  • Intégrer de nouvelles ressources dans l’équipe et assurer leur formation de base identifiée par le partenaire;
  • Maintenir un réseau de candidats potentiels et assurer une présence continue sur les réseaux spécialisés en multimédia, divertissement, jeux vidéo, effets visuels ou toutes autres industries connexes.

3. Support au développement et coordination de la division de création :

  • Créer et maintenir un partage des connaissances dans le département; conserver à jour le sommaire des tous les projets en cours et participer au développement des processus;
  • Préparer, rédiger, corriger et traduire divers documents, rapports et présentations;
  • Assister le partenaire dans l’élaboration de présentations, conférences et concepts multimédia;
  • Supporter le partenaire dans le développement des affaires et le suivi de contacts pertinents;
  • Participer à l’entretien de la banque de ressources créatives;
  • Supporter l’équipe créative dans le cadre de projets spécifiques.

Exigences requises 

  • Expérience de 2 à 4 ans dans un poste d’adjoint ou de coordonnateur dans le domaine culturel, du divertissement, de la production multimédia ou tout autre domaine connexe;
  • Autodidacte passionné ou de formation spécialisée en administration, en gestion, en design, multimédia, postproduction;
  • Expérience en design et production d’environnements multimédias, en évènementiel, en réalisation ou en postproduction un atout;
  • Maîtrise avancée du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Connaissance élevée de la suite MS Office, IWork (Keynote);
  • Connaissance des logiciels Illustrator, Photoshop, Final Cut et After Effects un atout;
  • Compréhension acquise de la logistique du secteur multimédia.

QUALITÉS 

  • Être à l’aise avec l’accomplissement de tâches cléricales/administratives;
  • Faire preuve d’un grand sens de l’organisation;
  • Sens aigue des responsabilités, priorités et fiabilité du traitement de données confidentielles;
  • Autonome et débrouillard;
  • Orienté vers le détail;
  • Précision et rapidité dans l’exécution des tâches assignées;
  • Faire preuve de flexibilité et de disponibilité;
  • Curiosité et veille permanente sur ce qui se fait dans l’industrie du spectacle et du multimédia;
  • Attitude positive empreinte de professionnalisme. 

Soumettez dès maintenant votre candidature!
Nous communiquerons seulement avec les candidats sélectionnés. 

NOTE : Veuillez noter que la forme masculine utilisée désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

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The Assistant supports the Partner/Executive Creative Director by providing administrative and creative support and by performing tasks related to the development and coordination of the creative division. As such, he must be motivated and able to anticipate his needs, be proactive, highly organized, professional, able to deal with ambiguity and to work in a flexible environment. The Assistant is also involved in the recruitment, hiring, and training of creative talents.

Responsibilities 

1. Administrative support to the Partner/Executive Creative Director:

  • Relay information between Moment Factory’s teams and the Partner;
  • Update and constantly monitor the Partner’s calendar;
  • Administer expense accounts within the specified time;
  • Organize business trips, special projects and meetings
  • Handle the creation, management and archiving of the Partner’s files and records.

2. Recruitment, integration and training of creative talents:

  • Review resumes/portfolios, identify and select potential employees, conduct phone screenings/interviews with potential candidates, plan interviews with hiring managers, and ensure follow-up with pre-selected candidates;
  • Participate to hiring process by preparing necessary documents, keep records of all interviews with reasons of rejection and maintain a bank of resources;
  • Incorporate new resources in the team and ensure their basic training and integration;
  • Follow-up with the HR Counsel requests for foreign workers;
  • Ensure planning and organization of required training as identified with the Partner;
  • Maintain a network of potential candidates and a permanent watch in multimedia, entertainment, gaming, VFX, and media industries.

3. Creative division development, support and coordination:

  • Create and maintain exchanges of knowledge within the department, keep up-to-date the summary of all current projects, participate in the improvement of processes and work flow;
  • Prepare, write, correct and translate various documents, reports and presentations;
  • Assist the Partner in the preparation of presentations, speeches and multimedia concepts;
  • Support the Partner in business development activities and following up with relevant contacts;
  • Help maintain the list of creative resources;
  • Support the creative team for specific projects.

Requirements and qualifications

  • 2 to 4 years of experience as a coordinator in culture, entertainment, multimedia production or any related field;
  • Experience in recruiting of creative talents in multimedia productions, entertainment, gaming, VFX, or media industries;
  • Enthusiastic self-taught or formally trained individual with knowledge of administration, management, design, multimedia and postproduction;
  • Experience in the design and production of multimedia environments, events, production or postproduction an asset;
  • Advanced knowledge of English and French, both written and spoken;
  • Proficiency in MS Office software (Word, Excel, etc.) and other communication tools;
  • Knowledge of Illustrator, Photoshop, Final Cut and After Effects an asset
  • Knowledge of Keynote an asset
  • Understanding of logistics specific to multimedia productions.

QUALITIES

  • Highly organized;
  • Comfortable with the performance of administrative tasks;
  • Strong sense of responsibility, priorities and trustworthiness in the handling of confidential data;
  • Independent and resourceful;
  • Detail-oriented;
  • Multitask and work well under pressure;
  • Able to perform assigned tasks quickly and precisely;
  • Flexible and available;
  • Positive, professional attitude.

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Only selected candidates will be contacted.

NOTE: The masculine is used in this publication without prejudice for the sake of conciseness.

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