Secrétaire de direction – assistante à la direction générale de Québec Cinéma
Poste à temps plein
Début : 24 août 2015
Québec Cinéma a pour mission de promouvoir le cinéma québécois, ses artistes, artisans et professionnels, et de contribuer au développement de notre cinématographie nationale. L’organisme produit notamment les Jutra, la Tournée, les Rendez-vous du cinéma québécois, en plus d’offrir une riche programmation scolaire.
MANDAT
Sous la supervision de la directrice générale adjointe, vous êtes appelé(e) à assister la direction générale dans la gestion et l’organisation administrative de Québec Cinéma. Responsable de l’accueil et de l’intégration des employés, vous soutenez le département dans les tâches de bureautique, notamment la gestion de la base de données, le classement et l’archivage des documents essentiels au fonctionnement de l’organisme. Vous savez où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement, vous assurez un maintien efficace, productif et harmonieux de l’environnement de travail.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
- Accueille, renseigne et dirige la clientèle et assure les contrôles de sécurité à la réception ;
- Supporte une équipe composée de plusieurs directeurs, coordonnateurs, chargés de projets, assure l’accueil et l’installation matérielle et informatique des employés contractuels ;
- Reçoit la correspondance postale et électronique, en assure le traitement le suivi ;
- Coordonne la circulation des renseignements à l’interne et à l’externe ;
- Maintient la base de données de l’entreprise à jour ;
- Participe au développement et à la mise à jour du système de classement des documents et des dossiers informatiques et physiques et effectue le classement.
- Assure un suivi informatique et tient à jour la documentation informatique ;
- Prépare des documents, des présentations visuelles, des notes de service ou de la correspondance courante ;
- Organise les réunions, convoque les participants, réserve les salles, commande les repas et préparer les documents nécessaires à celles-ci ;
- Soutient la directrice adjointe finance et vérifie au besoin, les formulaires de demandes de subventions, les reçus, les dépenses et d'autres documents ;
- Voit au bon fonctionnement des bureaux, gère les équipements et les fournisseurs de maintenance générale, les inventaires et les commandes les fournitures ;
- Exécute diverses tâches de nature administrative dans le cadre de ses fonctions.
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Diplôme de secondaire V
- Trois (3) années d’expérience pertinente en secrétariat
- Expérience en évenementiel, un atout
EXIGENCES SPÉCIFIQUES
- Posséder les compétences relationnelles nécessaires à savoir :
- Respecter les valeurs de l’organisme
- Entretenir de bonnes relations avec les clients et ses collègues
- Avoir de l’organisation et de la méthode
- Faire preuve d’autonomie et de flexibilité
- Capacité d’observation et de discrétion
- Bonne expression orale et écrite
- Maitrise des technologies multimédia
- Connaitre l’environnement Windows et maitriser parfaitement les logiciels Word et Excel
Veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitae et une lettre de motivation avant le 10 juillet 2015 à Carole Vermette, en précisant le nom du poste pour lequel vous postulez. Seules les candidatures retenues seront contactées.
Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
