ADJOINT(E)  ADMINISTRATIF(VE),  SECTEURS : AUTEURS - RÉALISATEURS ET ANIMATEURS – PORTE-PAROLES

AGENCE ARTISTIQUE MVA

La date d’entrée en fonction :  Dès que possible

L’agence MVA, œuvrant dans  le domaine de la représentation artistique au Québec  depuis 25 ans, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour appuyer le travail des deux avocates responsables des secteurs : Auteurs-réalisateurs et Animateurs-Porte-paroles au sein de l’entreprise.

Tâches principales :

Ses tâches consisteront principalement à assurer le suivi administratif des dossiers clients (traitements des contrats et de la facturation inhérente) et d’assurer la coordination des diverses tâches reliées au bon fonctionnement des secteurs sous sa charge, plus précisément :

Traitement des contrats 

  • Envoi de fiche technique pour préparation de contrat.
  • Envoi de formulaires à remplir pour demande d’événements corporatifs ou de demandes de représentation théâtrales par exemple…
  • Coordination de l’envoi et la signature des contrats avec les producteurs lorsque par la poste ou par messager.
  • Scan, archivage électronique et classement des contrats.
  • Envoi des copies signées par courriels aux clients.

  • Facturation - Procéder à l’émission de factures pour nos clients des secteurs visés et assistance dans le suivi proactif des divers dossiers de facturation dans ACCESS pour s’assurer du paiement des factures dues dans un délai raisonnable.
  • Préparation des attestations de résidences fiscales pour la SACD ainsi que des déclarations des œuvres des auteurs/réalisateurs en vue de la perception de leurs redevances.
  • Préparation des demandes d’adhésion à des associations d’artistes telles que la SACD, SARTEC, DGC, WGC, ARRQ pour nos réalisateurs/auteurs. 
  • Gestion des envois de matériel par Fedex et messager pour faire la promotion du travail de nos réalisateurs.
  • Gestion de la réception et des demandes de rapports de redevances.
  • Coordination des rencontres des auteurs, réalisateurs et animateurs avec des producteurs. 
  • Mise à jour des agendas des auteurs, réalisateurs et animateurs au besoin.
  • Ouverture de dossier de client (demande de photo, fiche coordonnées, CV etc…) et ouverture du dossier physique du client.
  • Scan, photocopie et classement général.
  • Demandes des DVDs des productions de nos réalisateurs, gestion des stocks.

Compétences requises :

  • Expérience de 5 ans à titre d’adjoint(e) administratif(ve) ou dans un poste similaire dans le domaine télévisuel ou cinématographique (idéalement une agence artistique ou maison de production).
  • Excellent sens de  l’organisation,  attention au détail et rigueur professionnelle.
  • Excellente capacité à travailler en équipe et entregent.
  • Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément et de manière efficace.
  • Bilinguisme (français et anglais) et excellente capacité de communication verbale et écrite en français. 

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur CV.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.