Rédacteur de propositions - bilingue

RESPONSABILITÉS :

Documentation liée aux propositions standards pour le public francophone

• Travailler avec l'équipe de soumissions des appels d'offres pour développer du contenu pour propositions concurrentielles et réceptives en anglais et en français.
• Conférer avec des experts de la matière et l'équipe des ventes pour comprendre les applications et les procédures d'affaires de divers services et identifier le matériel à développer pour inclure dans les propositions.
• Effectuer des recherches et identifier le contenu réutilisable (c.-à-d., paragraphes passe-partout pour les propositions) que l'équipe de propositions peut utiliser.
• Identifier, collecter et analyser les données sources et les utiliser pour produire des documents clairs et concis qui sont utiles aux fins de propositions.
• Développer des présentations des ventes et d'autre documentation des ventes en français pour appuyer les initiatives de propositions et des ventes.
• Passer en revue les matériaux et les révisions recommandées ou changements de l'étendue, du format, du contenu et des méthodes de reproduction.
• Sélectionner des photos, dessins, diagrammes et tableaux pour illustrer le matériel de façon appropriée.
• Améliorer les résultats de rédaction de propositions en évaluant et en reconcevant les processus, l'approche et la coordination.
• Organiser et gérer l'examen de la documentation liée aux appels d'offres avec les experts de la matière francophones respectifs de façon continue.

Rôles et responsabilités principaux

• Fournir des soumissions de propositions de qualité pour toute demande de propositions stratégiques et importantes en français.
• Faire en sorte que les propositions en cours sont conformes aux directives.
• Respecter l'échéance des propositions en établissant les priorités et les échéances pour les réunions, la collecte d'information, la rédaction, l'examen et les approbations.
• Coordonner les exigences avec les collaborateurs.
• Modifier, normaliser ou apporter des changements au matériel préparé par les rédacteurs.
• Préparer les soumissions en évaluant le texte, les graphiques et la reliure, et coordonner l'impression.
• Maintenir des résultats de qualité en utilisant des modèles et en respectant les normes de rédaction de propositions, y compris la lisibilité, l'uniformité et le ton.
• Compiler et gérer les fichiers maîtres de propositions tout en assurant le contrôle rigide des versions.
• Mise en page des documents, pagination, apparence, design, ainsi que l'assemblage de la proposition à soumettre.
• Effectuer le suivi et la mise à jour des propositions dans la base de données des appels d'offres qui se trouve dans le portail SharePoint.
• Améliorer les moyens et les procédures en place et se tenir au courant des nouvelles technologies et méthodes pertinentes à la soumission de propositions.
• Atteindre les objectifs de l'organisation en acceptant la responsabilité de réaliser de nouvelles demandes et des demandes différentes.
• Explorer les occasions pour ajouter de la valeur aux réalisations de tâches.

EXIGENCES

Éducation :

Diplôme universitaire en affaires, anglais, communications ou toute autre discipline pertinente.

Expérience et connaissances

• Minimum de 2 ans d'expérience en élaboration de propositions dans un environnement de ventes/soutien aux clients/marketing avec échéances et à rythme rapide
• Minimum de 2 ans d'expérience prouvée en rédaction technique
• Parfaitement bilingue -- à l'oral et à l'écrit (anglais/français)
• Bonnes connaissances de MS Office, surtout MS Word et MS PowerPoint
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, aptitudes pour établir et croître des relations à l'échelle de plusieurs fonctions et à tous les niveaux d'une organisation
• Fortes aptitudes en planification, recherche et rédaction/grammaire avec la capacité d'exprimer ses idées clairement à l'écrit en anglais et en français
• Souci des détails et cibler les objectifs
• Expert dans la gestion de plusieurs projets simultanés avec des échéances serrées
• Fortes aptitudes en correction d'épreuves et en édition
• Disponible et disposé à travailler des heures supplémentaires

Autres exigences (de préférence)

• Expérience avec SharePoint un atout
• Bonnes connaissances de MS Project, Adobe Photoshop, Visio, WinZip et PDF Pro
• Compétences en conception graphique et en mise en page

À propos de Ricoh Canada:

Ricoh Canada Inc. est un chef de file dans le domaine des solutions de documents. Les appareils et les logiciels intégrés de Ricoh aident les entreprises à partager l'information de façon efficace et efficiente en permettant un meilleur contrôle de l'entrée, de la gestion et de la production des documents. Ricoh Canada Inc, dont le siège social est situé à Toronto, est une filiale à part entière de Ricoh Americas Corporation avec plus de 2 100 employés à l'échelle nationale.

Ricoh est un milieu de travail extrêmement convivial offrant des horaires de travail flexibles, des possibilités d'avancement et des programmes de rémunérations concurrentiels. En tant qu'employés Ricoh, vous recevrez un salaire de base et une rémunération incitative compétitifs (postes liés aux ventes et postes non liés aux ventes), une couverture médicale et dentaire complète, un programme de cotisation égale au régime enregistré d'épargne-retraite (REÉR), une allocation scolaire, des cours de formations internes, des programmes de santé-mieux-être généraux, et des rabais exclusifs aux employés notamment sur les frais d'adhésion à un centre de conditionnement physique, chez les concessionnaires automobiles et les ordinateurs! Chez Ricoh, nous nous assurons de créer un environnement de travail dans lequel il est agréable de travailler, où nous organisons des concours amusants et des événements de levées de fonds pour la collectivité, et ce, à l'année!

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Bilingual Proposal Writer

Standard Proposal Collaterals for French Audience

• Work with RFP Bid team to develop responsive and competitive proposals content in English and French
• Confer with Subject Matter Experts and sales team to gain an understanding of applications and business processes from various departments and determine subject material to be developed for posting for Proposals
• Research and identify reusable content (e.g. proposal boilerplates) that the proposal team can leverage.
• Identify, collect and analyze source data and use it to produce clear and concise documents that are end user friendly for proposal purposes
• Develop sales presentations and other sales collaterals in French to support proposal and sales initiatives.
• Review established materials and recommend revisions or changes in scope, format, content, and methods of reproduction
• Select photographs, drawings, sketches, diagrams, and charts to illustrate material in appropriate manner.
• Improve proposal-writing results by evaluating and re-designing processes, approach, and coordination.
• Organize and manage review of RFP documentation with the respective French Subject Matter Experts on an ongoing basis

Proposal Roles and Responsibilities

• Provide quality proposal submissions to all major and strategic proposal requests in French
• Ensure that proposals in progress are in compliance with instructions
• Meet proposal deadline by establishing priorities and target dates for meetings, information gathering, writing, review, and approvals
• Coordinate requirements with contributors
• Edit, standardize, or make changes to material prepared by other writers.
• Prepares submission by evaluating text, graphics, binding and coordinate printing.
• Maintains quality results by using templates, following proposal-writing standards including readability, consistency, and tone
• Compile and manage proposal master file(s) while ensuring strict version control.
• Layout documents, pagination, looks and design as well as assembly of the response binders.
• Track and Update proposals on the RFP database residing on SharePoint Portal.
• Improving methods and procedure in place and constantly keep up to date on new technology and methods relevant to proposal submission.
• Accomplishes organization goals by accepting ownership for accomplishing new and different requests;
• Explore opportunities to add value to job accomplishments

REQUIREMENTS

Education:

University degree in Business, English, Communications or other relevant discipline. 

Experience and Knowledge

• Minimum of 2 years of experience in proposal development in a fast-paced, deadline driven role within Sales/Customer Support/Marketing Environment.
• Minimum of 2 years proven experience with technical writing.
• Fluently Bilingual - Written and Spoken (English/French)
• Highly proficient in the use of MS Office, in particular MS Word and MS PowerPoint
• Excellent oral & written communication skills; ability to establish and grow relationships across all functions and at all levels of the organization
• Excellent planning, research, and writing/grammatical skills with the ability to express ideas clearly in writing in English and French
• Detail oriented and goal focused
• Adept at handling multiple simultaneous projects with strict deadlines
• Superior proofreading and editorial skills
• Willing and able to work overtime 

Additional preferred requirements

• SharePoint experience is an asset.
• Proficient in MS Project, Adobe Photoshop, Visio, WinZip, and PDF Pro
• Proficient Graphic Design and layout Skills

 ABOUT RICOH CANADA:

Ricoh Canada Inc. is a leading provider of document solutions. Ricoh's fully integrated hardware and software products help businesses share information efficiently and effectively by enabling customers to control the input, management and output of documents. Ricoh Canada Inc. is a wholly owned subsidiary of Ricoh Americas Corporation with its head office located in Toronto, employing over 2,100 employees nation-wide.

Ricoh is a fantastic place to work, it offers flexible work schedules, career advancement opportunities and competitive compensation plans. As a Ricoh employee you'll receive a competitive base salary and commissions, full medical and dental plan, a group RRSP matching plan, education assistance allowance, robust internal training courses, general health wellness programs, and exclusive employee discounts including gym memberships, car dealerships and computers! At Ricoh we focus on creating a great environment to work, we always have fun contests and community fund raising events all year round!