Statut : Permanent, temps plein
Horaire de travail : Lundi au vendredi, de 06 45 à 13h 45
Salaire d’entrée : 30 000 $
Entrevues de sélection : Lundi 8 juin et le jeudi 11 juin 2015 au besoin
Entrée en fonction : Lundi le 3 août 2015
Description sommaire du poste
Relevant de la directrice générale et en collaboration avec toutes les parties prenantes, le titulaire du poste apportera son soutien à la gestion quotidienne du CCCHL, en effectuant diverses tâches administratives.
Il sera le premier point de contact avec les clientèles (conseil d’administration, membres, locataires du CCCHL, visiteurs, centrale téléphonique, messagerie électronique, représentants de l’arrondissement, etc.).
Le titulaire complétera l’équipe actuelle du CCCHL formée de quatre personnes :
- La directrice générale
- Le directeur technique du théâtre du Grand Sault
- La responsable de la programmation et de la logistique du théâtre du Grand Sault
- La responsable de la galerie Les Trois C, des cours et des ateliers
Plus spécifiquement, le titulaire du poste aura les responsabilités et les tâches suivantes :
EN COLLABORATION AVEC LES DEUX RESPONSABLES DE SERVICES,
GESTION DE LA RÉCEPTION ET DES SERVICES À LA CLIENTÈLE
- Accueillir et servir le public : locataires, visiteurs, artistes, fournisseurs, etc.
- Établir les divers rapports de fréquentation et les transmettre aux personnes concernées : spectacles, expositions, billetterie, visiteurs, etc.
- Vendre les marchandises et les services : billetterie, cours et ateliers, bar, locations de salle
- Gérer le matériel d’affichage
- Ouvrir le bâtiment (ou fermer) et suivre les instructions en matière de sécurité et de gestion quotidienne du bâtiment
- Gérer le calendrier des activités et le maintenir à jour : locations, spectacles, expositions, réunions, etc.
SOUS LA SUPERVISION DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE,
ADMINISTRATION
- Faire l’inventaire et l’approvisionnement du matériel et des articles de bureau
- Procéder aux achats alimentaires (nourriture et boisson); en tenir un inventaire; et, le cas échéant, en facturer le prix de vente aux clients
- Assurer la maintenance des équipements informatiques, de la photocopieuse, du système d’alarme, du système téléphonique et autres
- Assurer la communication interne et mettre à jour les coordonnées des employés, des fournisseurs, des clients, des commanditaires et partenaires
- Soutenir la directrice dans l’organisation et la préparation des réunions
- Effectuer, au besoin, des travaux de secrétariat (correspondance, édition de documents, classement de documents, etc.)
- Veiller à ce que les lieux demeurent opérationnels et faire les demandes de réparations, si nécessaire, à l’arrondissement
- Participer à l’organisation de divers événements corporatifs et et assurer leur suivi
COMPTABILITÉ
- Saisir les données comptables sur logiciel comptable
- Gérer le traitement complet des factures et des dépôts bancaires
- Gérer les fonds de monnaie et les petites caisses
- Préparer tous les documents en lien avec les dons, les paiements et l’émission des re^cus
- Maintenir à jour les dossiers avec les membres
- Toutes autres tâches connexes
Qualifications recherchées
- Entregent, diplomatie, attitude positive et esprit d’équipe
- Diplôme en bureautique, secrétariat, administration ou l’équivalent
- 5 années d’expérience à titre d’ajointe administrative ou dans un emploi semblable
- Excellentes connaissances informatiques : Microsoft Office, Internet, liste d’envois et logiciel comptable
- Capacité à travailler seule ou en équipe, sur plusieurs projets à la fois
- Souci du détail, bon sens de l’organisation et des priorités
Pour postuler
Merci de faire parvenir votre CV et une lettre de présentation à l’attention de la directrice générale, Lynda Johnson, au plus le 1er juin 2015.
