Emploi permanent, temps plein
Description du poste
Relevant de la directrice générale, le titulaire du poste apportera son soutien à la gestion quotidienne du bureau et à la directrice, en effectuant diverses tâches administratives avec autonomie, haut niveau de professionnalisme et bon jugement. Le titulaire du poste agira à titre de support administratif et de premier point de contact avec les visiteurs et les donateurs de la fondation, en plus de soutenir la directrice. Au-delà de l’expérience dans les tâches administratives, la personne occupant ce poste devra avoir une bonne capacité à développer des relations interpersonnelles, un grand sens des responsabilités, un respect de la confidentialité et être bilingue.
Responsabilités
Administration
- Répondre aux appels, accueillir les visiteurs et répondre aux demandes
- Préparer la correspondance et les différents documents avec Word, Excel ou Power Point
- Traiter le courrier et effectuer les envois par service de messagerie
- Demander des devis aux fournisseurs, assurer le suivi des soumissions et de la facturation
- Faire l’inventaire et l’approvisionnement du matériel et des articles de bureau
- Assurer la communication interne et mettre à jour les coordonnées des employés
- Mettre à jour, classer et archiver les dossiers
- Fournir un soutien à l’ensemble de l’équipe en effectuant diverses tâches (envois postaux, préparation de lettres et de présentations, envoi de matériel, entrée de données, etc.)
- Préparer le matériel requis pour les réunions
- Participer aux événements, aux réunions organisées à la division et au niveau national
- Toutes autres tâches connexes
- Fournir des renseignements sur la fondation et envoyer du matériel promotionnel
- Gérer le calendrier et les rendez-vous de la directrice et l’assister pour diverses tâches
- Assurer la maintenance des équipements informatiques, de la timbreuse, de la photocopieuse, du système d’alarme et du système téléphonique
Comptabilité
- Gérer la petite caisse, l’entrée de données et le traitement complet des dépôts bancaires
- Maintenir à jour les dossiers des donateurs
- Effectuer des recherches et produire des rapports à partir du logiciel Raiser’s Edge
- Fournir des renseignements aux donateurs sur leur admissibilité à recevoir un reçu fiscal
- Préparer tous les documents en lien avec les dons et les paiements puis en assurer le suivi
- Préparer et présenter les documents concernant la facturation à la directrice et au bureau national pour approbation et signatures
- Toutes autres tâches connexes
Exigences
- Diplôme en bureautique, secrétariat, administration ou l’équivalent
- 1 à 2 années d’expérience à titre d’adjointe administrative ou dans un emploi semblable
- Bilinguisme et excellentes habiletés de rédaction
- Excellentes connaissances informatiques : Microsoft Office (Word, Excel, Power Point et Outlook) et Internet
- Connaissance du logiciel Raiser’s Edge, un atout
- Professionnalisme, jugement et discrétion
- Souci du détail, bon sens de l’organisation et des priorités
- Capacité à travailler sur plusieurs projets à la fois
- Entregent, diplomatie, attitude positive et esprit d’équipe
Pour postuler
Veuillez faire parvenir votre CV et une lettre de présentation à l’attention de Judith Dontigny, Gestionnaire, développement des ressources, d'ici le 28 avril 2015 à 23h59.
Seuls les candidats retenus seront contactés.
