SOMMAIRE DU POSTE
Le coordonnateur ou la coordonnatrice assistera la directrice senior du programme des étudiants et des sociétaires dans tous les volets liés à ce programme, y compris le processus de recrutement, les journées carrières, les allocutions et les conférences, les visites du cabinet organisées pour les étudiants en droit, les activités de publicité, de marketing et de commandite, l’accueil et l’intégration des étudiants et des sociétaires, ainsi que les tâches administratives requises pour atteindre les objectifs du programme des étudiants et des sociétaires.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Coordonner la logistique du processus de recrutement et les visites des étudiants au cabinet
- Assister la directrice senior dans le cadre de la préparation de documents de formation et de documents promotionnels utilisés lors des événements de recrutement
- Offrir un soutien administratif en ce qui a trait au recrutement, à l’accueil et à l’intégration, ainsi qu’aux événements et aux projets (au besoin)
- Coordonner l’inscription et la logistique relativement à notre participation aux journées carrières des facultés de droit
- Offrir un soutien administratif à la directrice senior en ce qui a trait au travail de bureau et à la coordination de réunions
- Coordonner les demandes de commandites liées au programme des étudiants
- Gérer les demandes d’inscription à des associations professionnelles
- Maintenir à jour les dossiers des sociétaires ainsi que les contacts des étudiants, stagiaires, avocats et anciens membres du cabinet
- Effectuer les arrangements nécessaires lors de formations données à l’interne
- Assister lors de la préparation du budget et faire le suivi des relevés mensuels
- Travailler en étroite collaboration avec la directrice senior du programme des étudiants et des sociétaires à l’organisation d’événements et de projets spéciaux
- Le coordonnateur ou la coordonnatrice peut également se voir confier, au besoin, d’autres tâches connexes.
EXIGENCES
- Attestation à un programme de formation d’adjoint administratif ou d’adjointe administrative ou toute autre formation pertinente
- Expérience minimale de trois (3) ans à titre d’adjoint administratif ou d’adjointe administrative ou toute autre expérience pertinente
- Rigueur, autonomie et sens de l’organisation
- Capacité démontrée en matière de coordination et de gestion des priorités
- Esprit d’équipe et habileté en matière de communications interpersonnelles à tous les niveaux de l’organisation
- Souci de la qualité du service et habileté à entretenir d’excellentes relations avec la clientèle interne et externe
- Disponible pour travailler en dehors des heures « normales » et capacité d’accomplir plusieurs tâches à la fois
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral
- Discrétion exemplaire lors du traitement de documents confidentiels
- Maîtrise des logiciels de la suite Office.
Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de présentation.
Nous tenons à remercier tous les candidats de leur intérêt envers Osler. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidats choisis. Osler est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.
Veuillez noter que toute offre d’emploi sera assujettie à une vérification des antécédents et des références, notamment une vérification du casier judiciaire, du crédit ainsi que des antécédents d’emplois et de formation.
