L'Association internationale de science politique (AISP) est une organisation sans but lucratif créée à Paris en 1949 sous l’égide de l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO).

Le mandat particulier de l’AISP, exprimé dans sa Constitution, est de favoriser l’avancement de la science politique dans toutes les parties du monde, en établissant des réseaux scientifiques reliant l’Est et Ouest, le Nord et le Sud. L’AISP a pour but de créer une communauté scientifique mondiale, ouverte à tous les politistes. Elle cherche à promouvoir la collaboration entre les scientifiques des démocraties établies et émergentes et à soutenir les libertés universitaires nécessaires à l’épanouissement des sciences sociales. L'AISP tient son Congrès mondial de science politique tous les deux ans, se déplaçant d’un continent à l’autre.

L'AISP est à la recherche d'un(e) Gestionnaire de projets - Évènements qui sera responsable du processus complet d'organisation du XXIV Congrès mondial de science politique ayant lieu à Istanbul, Turquie en juillet 2016.

Description

Le rôle requiert une approche participative et consiste à travailler en collaboration avec une petite équipe dévouée qui aidera dans certaines tâches spécifiques que le gestionnaire de projet supervisera - le tout conformément à la description de tâches de chacun. Nous avons besoin de quelqu'un qui est en mesure d'accomplir un large éventail d'activités, tout en s'assurant d'une bonne communication avec la direction. Le candidat doit avoir d'excellentes compétences organisationnelles, une excellente attention au détail, et bien travailler sous pression afin d'assurer le fonctionnement harmonieux et efficace d'un événement.

Le candidat doit être parfaitement bilingue (français/anglais). La connaissance d'une autre langue est un atout. Il doit avoir d'excellentes aptitudes de communication écrite et orale, de négociation et être prêt à travailler selon un horaire flexible selon les besoins des organisateurs de l'évènement (qui sont parfois dans des fuseaux horaires différents). Des aptitudes en informatique sont considérées comme un atout.

Le Gestionnaire de projets - Évènements travaille en étroite collaboration avec le(s) Président(s) du comité de programme, le Comité local d'organisation, la Coordonatrice - Congrès mondial et Événementiel, la Gestionnaire du financement et des communications (promotion, médias, etc.), le Coordonateur logistique, le Chef de projets informatiques, ainsi que les Assistants - Congrès mondial et site web.   

Exigences

  • Solide expérience dans l'événementiel (organisation d'une conférence internationale un atout)
  • Excellentes aptitudes organisationnelles et attention au détail
  • Capacité à accomplir un large éventail d'activités, tout en assurant une bonne communication avec la direction
  • Aptitudes à travailler sous pression
  • Parfaitement bilingue (anglais/français) - parlé et écrit
  • Excellentes aptitudes de communication écrite et orale, de négociation
  • Être prêt à travailler selon un horaire flexible
  • Aptitudes en informatique un atout

Responsabilités

Programme

  • Superviser la production du programme du Congrès mondial de l'AISP: soumission et acceptation des résumés de communication, organisation des sessions en collaboration avec la Coordonnatrice - Congrès mondial et événementiel et les Présidents du comité de programme
  • Gérer la participation des invités spéciaux et/ou conférenciers d'honneur
  • Préparer l'horaire des panels avec les Présidents du comité de programme
  • Préparer l'horaire des sessions spéciales, plénières, réceptions, cérémonies, rencontres de comités
  • Attribuer les salles en fonction du programme
  • Assurer la liaison entre les Présidents de programme et le Comité local d'organisation pour s'assurer de leurs besoins précis en vue de l'évènement
  • Superviser la conversion du programme dans les formats suivants: imprimé, en ligne, électronique (sur clé USB), application mobile.

Site web et inscription

  • Superviser la création d'une base de donnée pour l'inscription et du processus d'inscription, en collaboration avec le Chef de projet informatiques et la Coordonnatrice - Congrès mondial et Événementiel
  • Gérer le site web du Congrès mondial, de son contenu et du processus de soumission, de révision et d'inscription, en collaboration avec le Chef de projet informatiques et la Coordonnatrice - Congrès mondial et Événementiel.

Planification et logistique

  • Préparer des échéanciers détaillés incluant tous les aspects importants liés au Congrès: sites, fournisseurs, obligations légales, recrutement d'employés et bénévoles et budget
  • Gérer un budget prédéterminé
  • Fournir une assistance dans le choix d'un site approprié pour le congrès, situé dans le pays sélectionné par le Comité de candidatures (Comité exécutif de l'AISP)
  • Réviser le contrat pour la location du site, en se basant sur les besoins et le budget de l'AISP et négocier en vue de la signature d'un contrat final
  • S'assurer que les obligations légales en matière d'assurances, de santé et de sécurité soient respectées
  • Effectuer la gestion du site et coordonner les traiteurs, les designers de kiosques, les entrepreneurs, l'équipement de location, les livraisons et le service de transport de marchandise par conteneurs
  • S'assurer que tout l'équipement requis est disponible (AV, Internet WIFI, etc.)
  • Prévoir des modalités pour le stationnement, la sécurité et premiers soins et les médias
  • Négocier, réviser et gérer les contrats avec les hôtels/résidences, et s'assurer que l'hébergement mis à la disposition des participants est à un prix raisonnable et à une courte distance du site du congrès
  • Coordonner le voyagement pour les employés de l'AISP, le Comité exécutif et certains participants vers le site du Congrès (si nécessaire)
  • Assurer la liaison avec la Gestionnaire du financement et des communications pour la promotion de l'évènement
  • Assurer la liaison avec les designers et autres fournisseurs afin de créer un logo pour l'évènement et organiser la production du programme imprimé, affiches, publicité, affichages, signalétique et autres
  • Coordonner le recrutement de bénévoles en collaboration avec le Comité local d'organisateur et diriger des rencontres informatives avec le coordonateur des bénévoles
  • Superviser la préparation des sacs de délégués
  • Coordonner les fournisseurs, répondre aux requêtes et questions des clients et résoudre les problèmes sur place lors des 6 jours du congrès afin de s'assurer du bon déroulement de l'évènement
  •  Superviser le démontage après l'évènement et s'assurer de libérer le site dans les délais impartis
  • Effectuer une évaluation du congrès après la tenue de l'évènement (incluant de l'entrée de données et l'analyse des résultats et la production de rapports pour le Comité exécutif de l'AISP)
  • Assurer la liaison avec les Présidents du comité de programme et le Comité local d'organisation pour la production de rapports destinés au Comité exécutif de l'AISP.

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The International Political Science Association (IPSA) is a non-profit organization founded in Paris in 1949 under the aegis of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organisation (UNESCO).

The special mandate of IPSA, expressed in its Constitution, is to support the development of political science in all parts of the world, building academic networks linking East and West, North and South. Its aim is to create an inclusive and global political science community in which all can participate. It seeks to promote collaboration between scholars in emerging and established democracies and to support the academic freedoms needed for the social sciences to flourish. IPSA hosts its World Congress of Political Science every second year, moving between continents.

IPSA is looking for an Event Project Manager who will be responsible for the production of the XXIV IPSA World Congress of Political Science from conception through to completion. The Congress will take place in Istanbul, Turkey in July 2016.

Description

The role is hands-on and involves working as part of a small but dedicated team that will assist in specific tasks that the project manager will oversee – as per description of work activities. We require someone that is able to complete a wide range of activities, while maintaining clear lines of communication. The candidate must have excellent organisational skills and attention to detail, and work well under pressure in order to ensure the smooth and efficient running of an event.

The candidate must be perfectly bilingual (French/English) - knowledge of other languages is an asset; have excellent written and oral communication skills, negotiating skills and willingness to work a flexible schedule according to the requirements of organizers involved (who might be in different time zones). IT skills are an asset.

The IPSA Event Project Manager works in close cooperation with the Program Chair (s), the Local Organizing Committee, the World Congress and Event Coordinator, the Financing and Communication Manager (Promotion-Media etc), the Logistics Coordinator (TBA), the IT Manager and the World Congress and Web assistants.

Requirements

  • Solid experience in event planning (organisation of an international conference an asset)
  • Excellent organisational skills and attention to details
  • Ability to complete a wide range of activities, while maintaining clear lines of communication
  • Ability to work well under pressure
  • Fully bilingual (English and French) - written and spoken (third language an asset)
  • Excellent written and oral communication skills, negotiation skills
  • Ability and willingness to work a flexible schedule
  • IT skills an asset

Responsibilities

Program

  • Overseeing the production of the IPSA World Congress program: everything from submission of abstracts to admission, to sessions in collaboration with the World Congress and Event coordinator and Program Chairs;
  • managing the presence of speakers and/or special guests;
  • establishing the schedule of panels with the Program Chairs;
  • scheduling of plenary and special sessions, receptions, ceremonies, committee meetings
  • planning room layouts according to the programme;
  • liaising with the program-chairs and the local organizing committee (LOC) to ascertain their precise event requirements;
  • Ensuring availability of the Congress Program in the following formats: printed, online, electronic on USB, mobile application.

Website and Registration

  • Overseeing the creation of the registration database and the registration process in collaboration with the IT Manager and the World Congress Coordinator;
  • Overseeing the World Congress Website, its content, the submission, reviewing and registration processes in collaboration with the IT Manager and the World Congress Coordinator.

Planning and Logistics

  • Producing detailed timelines for venues, suppliers, legal obligations, staffing and budget;
  • agreeing to, and managing a budget;
  • helping to secure a suitable venue on a location selected by the bids committee (IPSA Executive Committee) ;
  • reviewing the venue contract based on IPSA’s needs and budget and helping to negotiate the final contract up to signature,
  • ensuring insurance, legal, health and safety obligations are adhered to;
  • coordinating venue management, caterers, stand designers, contractors, equipment rental, shipping and drayage;
  • ensuring that all necessary equipment is available (AV, WIFI Internet etc)
  • organising facilities for car parking, security, first aid, hospitality and the media;
  • negotiating, reviewing and managing hotel/lodging contracts, and ensuring that adequate  accommodations are available for participants at a reasonable cost and distance from the venue of the event;
  • Ensure adequate transportation for participants, IPSA staff and Executive Committee members  to and from the venue in case of need;
  • liaising with Financing and Communications Manager to ensure the selling of sponsorship/stand/exhibition space to potential exhibitors/partners;
  •  liaising with Financing and Communications Manager to promote the event;
  • liaising with designers and other suppliers to create a brand for the event and organising the production of the printed program, posters, banners, advertisements, signage, tickers, plus social media coverage;
  • coordinating with the LOC volunteer requirements and manage onsite briefings with the volunteer coordinator;
  • overseeing the preparation of delegate bags;
  • coordinating suppliers, handling client queries and troubleshooting on-site during the 6 day event to ensure that all runs smoothly;
  • overseeing the dismantling and removal of the event and clearing the venue efficiently;
  • post-event evaluation (including data entry and analysis and production of comprehensive reports for the IPSA Executive Committee);
  • ensuring liaison with program-chair(s) and LOC for the production of comprehensive reports for the IPSA Executive Committee.
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.