SOMMAIRE DE LA FONCTION :
Relevant de l’adjointe exécutive de direction, la personne coordonne et réalise l’ensemble des activités de bureau pour le Chef Exploitation et le service des ressources humaines. Elle supporte ces deux fonctions dans la production et recherche de divers documents.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
A) Support administratif
• Prend connaissance et classe les courriels du Chef Exploitation
• Gère l’agenda du Chef Exploitation
• Saisie l’entrée de contacts et les mises à jour dans le carnet d’adresse
• Organise les réunions (ordre du jour, convocation, réservation de salles)
• Organise les déplacements à l’extérieur des membres de la direction
• Rédige, corrige et transmet les comptes rendus des réunions, les notes de services et autres
• Rédige divers types de mémos internes dans les deux langues officielles
• Gère les réservations des différentes salles de conférences
• Classement de divers documents

B) Ressources humaines
• Assiste la direction des ressources humaines dans le processus de recrutement (affichages internes et externes, tri des cv, entrevues téléphoniques, coordination des entrevues, références et RV médical)
• Rédige les avis de nomination, calendriers nouveaux employés
• Coordonne les formations obligatoires (SIMDUT, Chariot élévateur, Secouriste en milieu de travail) et fait les recherches appropriées pour tout autre formation
• Maintient à jour le système de gestion administrative de la GRH (dossiers employés)
• Compile les données annuelles pour la loi 90 (formation)
• Fait la mise à jour de tout document pertinent à la bonne gestion des ressources humaines
• Procède aux mises à jour nécessaires du manuel de prévention en conformité avec les règles et procédures de la Mutuelle de prévention
• Assure un suivi administratif des accidents/incidents survenus au travail en agissant comme point de contact auprès de la mutuelle de prévention et la CSST.

COMPÉTENCES REQUISES
• Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou domaine connexe
• Expérience de travail dans un poste similaire : 7 à 10 ans
• Bilinguisme (Français et Anglais)
• Connaissance de l’espagnol considéré comme un atout important

COMPÉTENCES PERSONNELLES RELIÉES AU POSTE
• Discrétion et confidentialité obligatoire
• Éthique et rigueur professionnelle
• Capacité d’adaptation
• Excellente gestion du temps et des priorités
• Capacité à gérer plusieurs projets/dossiers de façon simultanée
• Entregent

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au plus tard le 4 mars 2015. Ce poste s’adresse tant aux candidats féminins que masculins.