Sommaire de l’emploi
Au Service Marketing, partenariats et relations avec les clientèles de la Direction, Services aux clientèles et promotion, vous aurez pour fonction principale de gérer la vente des publications et des outils promotionnels de l’OIIQ et d’effectuer certaines tâches relatives à la chaîne documentaire, en assurant les services liés à ces fonctions tel l’inventaire des stocks, le processus de facturation et la préparation de la documentation au cours de divers événements. Vous aurez également à assister et soutenir l'équipe dans la planification, la logistique interne et externe, ainsi que la mise en place des campagnes de publicité et activités de promotion pour l’OIIQ.

Vous aurez à  coordonner ces activités courantes en participant notamment à l’élaboration des objectifs à poursuivre, en assumant le leadership des façons de faire et en maximisant leur efficacité.

Responsabilités

Publications
• Recevoir, entreposer et produire une fiche d’inventaire des produits à vendre ;
• Gérer les publications et outils promotionnels entreposés chez Docu-dépôt pour différents services ;
• Assurer la gestion des différentes listes des publications et outils promotionnels, inventorier et produire un rapport annuel  des quantités distribuées ;
• Recevoir les commandes, traiter la facturation et les paiements, puis assurer la livraison ;
• Comptabiliser les ventes par jour et gérer la petite caisse ;
• Gérer l’ensemble du dossier des abonnements à Perspective infirmière et du programme Appartenance ;
• Préparer le matériel pour les expositions et effectuer la gestion de la vente pendant des congrès où l’Ordre a un kiosque ;
• Gérer la liste et les envois des publications numériques ;
• Assurer le service à la clientèle.

Administration
• Accomplir l’ensemble des tâches opérationnelles de bureau reliées au service, Marketing, partenariats et relations avec les clientèles de l'OIIQ;
• Participer activement, d'un point de vue logistique et matériel, à la préparation et la mise sur pied des événements de l'OIIQ (salons de formation et carrière, congrès annuel, • Colloque et autres événements de représentation);
• Collaborer à la préparation des prévisions budgétaires, tenir et administrer les budgets du service;
• Préparer et assurer le suivi des demandes de chèques, d’engagements des dépenses, de comptes de dépenses et d’honoraires en fonction des normes et procédures en vigueur;
• Procéder aux envois massifs de documentation reliés aux événements de sollicitation et de promotion;
• Mettre à jour le calendrier et la politique d'affichage interne;
• Effectuer la gestion de l'agenda, des courriels, des messages téléphoniques et du courrier pour le service;
• Remplacer la secrétaire de la Direction, en son absence, auprès de la Directrice pour assumer les tâches essentielles;
• Accomplir toute autre activité connexe.

Exigences minimales
• Expérience en bureautique d’au moins cinq (5) ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigée;
• Expérience de trois (3) ans dans le domaine de l'édition constitue un atout; 
• Diplôme d’études collégiales en administration option marketing.  Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux (2) année d’expérience pertinente à l’emploi;
• Bonne connaissance du français et de l’anglais parlé et écrit;
• Excellente habileté rédactionnelle;
• Maîtrise de la suite Office : Word et PowerPoint intermédiaire, Excel avancé dans un environnement Windows;
• Disponibilité pour travailler de soir et les fins de semaine, quelques fois par année, lors d'événements de l'OIIQ.

Compétences requises
• Sens de l’organisation
• Sens des priorités
• Sens des responsabilités
• Capacité de mener plusieurs dossiers en même temps
• Sens poussé du service à la clientèle
• Rigueur
• Communication interpersonnelle
• Travail d’équipe
• Bonne condition physique

Si vous êtes intéressé(e) par cette offre, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines au plus tard le 10 février 2015.

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