Poste permanent - 35 heures/semaine
Sommaire des responsabilités:
Sous l’autorité de la directrice de la programmation et la supervision de la conseillère senior à la diffusion culturelle, l’assistant ( e ) à la coordination / diffusion culturelle répond aux demandes d’informations relatives à la location des salles de théâtre, salles de répétitions et autres espaces de la Place des Arts incluant l’Esplanade; seconde les professionnels à la diffusion culturelle et apporte l’assistance administrative et logistique nécessaire à la préparation et au suivi de l’accueil des clients (producteurs de spectacles et autres locateurs de salles ou d’espaces) et de la diffusion des spectacles.
L’assistant (e) prépare et met à jour le calendrier de la programmation en salles.
L’assistant (e) contribue à la préparation de diverses analyses et rapports statistiques relatifs à l’utilisation des salles et des espaces.
Description des tâches:
• Répondre aux demandes d’informations concernant les salles et autres espaces gérés par la Place des Arts. À cet effet, fournir les renseignements concernant la tarification, le fonctionnement général et les services offerts; au besoin, faire visiter les lieux.
• Recueillir auprès des professionnels responsables les informations pertinentes et nécessaires à la bonne tenue du calendrier de la programmation en salles.
• Tenir à jour le calendrier de la programmation et assurer le suivi des réservations (options, confirmations, annulations); préparer l’horaire général des spectacles et des événements ainsi que l’horaire des salles de répétitions et voir à leur distribution auprès des services de la Place des Arts et des groupes concernés à l’externe.
• Informer tous les intéressés des changements au calendrier de la programmation.
• Préparer et rédiger les contrats de base conformément aux procédures et normes en vigueur, les soumettre pour approbation au professionnel responsable; assurer les suivis administratifs en découlant tels que la signature des contrats, les règlements, l’ouverture des dossiers, preuve d’assurance, dépôts, ententes spéciales, etc.
• Fournir aux clients tous les renseignements requis concernant les services mis à leur disposition par la Société, normes et procédures de fonctionnement, taxes, permis et impôts; guider les clients dans ses contacts avec les différentes directions de la Société.
• Faire un suivi auprès de clients afin de recueillir leurs commentaires suite à la tenue des événements, de confirmer leurs besoins pour une prochaine location et d’inscrire au calendrier les futures dates à réserver.
Conformément aux politiques établies et les consultations d’usage, assurer le suivi des demandes pour des utilisations ponctuelles de l’Esplanade et autres espaces de la Place des Arts telles que tournage, activités sociales, etc.; préparer et valider auprès du professionnel responsable les contrats requis.
• Contribuer au développement corporatif en constituant des listes d’organismes et assurer leur mise à jour; effectuer divers appels de relance et de suivi auprès de ces derniers.
• Effectuer des recherches de données ou d’informations afin de documenter l’historique des spectacles et des événements ou pour tout autre dossier pertinent à une décision de la directrice de la programmation.
• Préparer divers rapports administratifs, notes et suivis de rencontres; colliger les données et participer à la rédaction du rapport annuel d’activités; compiler les statistiques d’occupation des salles.
• Apporter au besoin un soutien à l’accueil des artistes, des groupes, des compagnies dont les spectacles sont diffusés ou codiffusés par la Place des Arts.
• Effectuer toute autre tâche connexe.
Exigences:
• Détenir un diplôme d’études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou dans une autre spécialisation pertinente ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue.
• Compter un minimum de 3 années d’expérience pertinente à la fonction, dont une partie préférablement acquise dans le milieu des arts de la scène.
• Posséder une excellente connaissance des langues française et anglaise.
• Maîtriser les outils bureautiques.
• L'expérience en service à la clientèle est un atout.
Spécifications particulières:
• Première ligne pour l’information relative à la location des salles de spectacles, salles de répétitions et divers espaces dont l’Esplanade, le ou la titulaire du poste doit faire preuve d’autonomie; comme il ou elle assure la coordination administrative de l’utilisation des salles, un bon sens de l’organisation et des priorités s’avère nécessaire.
• Le ou la titulaire doit faire preuve d’entregent, de dynamisme et de jugement.
• Considérant la nature du travail, le ou la titulaire peut occasionnellement, à l’intérieur de sa semaine de travail, avoir à être présent(e) le soir ou la fin de semaine à certaines activités.
• Le ou la titulaire du poste représente souvent un des premiers contacts d’un producteur avec la Société. Il ou elle doit avoir une facilité à communiquer et une bonne écoute.
• Le ou la titulaire doit avoir de la facilité à rédiger dans les deux langues.
Échelle salariale:
De 35 691 à 48 638 $ / an.
Mise en candidature:I
Les personnes intéressées par ce poste doivent faire parvenir leur curriculum vitae courriel à au plus tard le 2 février 2015, à 17 h.
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Aucun accusé de réception ne sera envoyé.
La Société de la Place des Arts de Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.
