Nous sommes actuellement à la recherche d'une adjointe administrative.

Cette dernière devra être polyvalente, dynamique, souriante, flexible, minutieuse, débrouillarde et avoir de l’initiative. Elle se devra d'être capable de s'adapter à différents environnements et/ou différentes conditions de travail et avoir un intérêt pour le domaine des technologies et des jeux vidéo.

Le bilinguisme est nécessaire.

Description de tâches de l'employé(e) :

L'adjointe administrative est la personne qui s'assure du bon fonctionnement, du bon déroulement des opérations quotidiennes du bureau en général d'un point de vue administratif, un rôle clé au sein de notre équipe.

Principales responsabilités :

Comptabilité et soutien administratif

  • Fournir des services de secrétariat et/ou de soutien administratif :
    -   Facturation des clients
    -   Suivi des comptes clients et collections
    -   Encaissement des paiements de clients
    -   Effectuer le dépôt à la banque
    -   Ouverture des projets  et mise à jour des données
    -   Comptabilisation des factures des fournisseurs
    -   Validation et comptabilisation des comptes de dépenses
    -   Paiement des fournisseurs par chèque ou dépôt direct
    -   Mise à jour du carnet de commandes pour la direction
    -   Préparation des bons de commande

  • Gérer les appels téléphoniques de façon professionnelle et les rediriger vers les personnes concernées

  • Accueillir avec courtoisie les clients, les fournisseurs et les  visiteurs qui se présentent à la réception

  • Effectuer la correspondance

  • Trier le courrier, les télécopies et les colis livrés et les remettre aux personnes concernées

  • Préparer et expédier divers colis et matériels informatiques

  • Classer les documents en observant les procédures établies

  • Monter les différents documents de pitch lorsque nécessaires

  • Effectuer des recherches et fournir les informations

  • Effectuer les achats des fournitures de bureau et s’assurer que le niveau des réserves est toujours suffisant

  • Effectuer les réservations de billets de train, d'avion, de chambres d'hôtel ainsi que les inscriptions aux évènements

  • Gérer, de concert avec les différents directeurs de département, les absences et vacances des employés et les communiquer au reste de l'équipe

  • Mise à jour de l'intranet

Autres tâches connexes

  • S'assurer de la propreté et du bon fonctionnement du bureau en général et des salles de réunion en particulier, salles communes et cuisine

  • Réserver les salles de conférence dans l'édifice et orchestrer les fournisseurs en cas de besoin

  • Commander des repas et/ou collations lors de réunions à l’interne

  • Effectuer les diverses commissions - lunch, collations, document de pitch, matériel de bureau, etc.

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