L’organisation The Transplantation Society (TTS) (www.tts.org) est à la recherche d'un(e) Gestionnaire des conférences à son siège international (IHQ) au centre-ville de Montréal, pour un contrat de 20 mois (février 2015 à octobre 2016). TTS est un organisme international sans but lucratif qui démontre un leadership international dans le domaine de la transplantation, en promouvant le développement de la science et la pratique clinique, la diffusion scientifique, la formation continue et qui joue un rôle conseil sur la pratique éthique en transplantation.

Résumé:
Le (la) Gestionnaire des conférences assure le bon déroulement d'une série de congrès, conférences et réunions pour TTS et ses Sections, gérant tous les aspects de ces réunions à l’aide de fournisseurs internes et externes, et assurant le maintien de l'accréditation CME. Le (la) Gestionnaire des conférences travaille en étroite collaboration avec la Directrice des conférences, le reste de l’équipe de TTS au siège social ainsi qu’avec les différents comités d'organisation afin de garantir la réussite opérationnelle et financière des réunions.

L'équipe de conférences, dirigée par la Directrice des conférences, est responsable de la planification et la prestation d'un congrès international de 5000 participants (le congrès 2016 se tiendra à Hong Kong), 6-9 conférences de 150 à 700 participants, ainsi que plusieurs petites réunions d'experts, et ce à chaque cycle de deux ans.

TÂCHES PRINCIPALES
Administration
• Agir en tant que chargé(e) de projet et gérer les activités des réunions assignées, ainsi qu'aider la Directrice des conférences et d'autres membres de l'équipe de conférences pour d'autres projets.
• Élaborer des plans détaillés de réunion suivants les procédures et pratiques établies par TTS (par exemple, cheminement critique, gestion du lieu, des fournisseurs, la promotion, les obligations contractuelles et budgétaires).
• Administrer le protocole d'accord (MoU) développé pour chaque réunion.
• Élaborer un plan de travail et assurer l'exécution en temps opportun de toutes les activités nécessaires pour les réunions assignées.
• Développer et gérer les budgets de réunion.
• Maintenir tous les documents - papier et électronique - d'une façon ordonnée de manière à permettre la récupération rapide et complète selon les besoins.
• Entretenir des relations régulières avec les comités d'organisation et les conseils d’administration de TTS et ses Sections afin d’assurer que leurs exigences sont bien respectées.
• Fournir des rapports d'étape réguliers à des comités organisateurs ainsi qu’un rapport final détaillé, peu après la clôture des réunions assignées.
• Mettre en oeuvre des stratégies de gestion des risques et évaluer régulièrement les facteurs de risque.
• Évaluer les résultats et fournir des recommandations pour assurer une optimisation future des stratégies d'allocation et de gestion des ressources.
• Prêter assistance à la Directrice des conférences dans la planification à long terme de l'ensemble des réunions.
• Adhérer aux processus établis au siège social (IHQ) pour assurer l'efficacité opérationnelle, la réduction des risques et la bonne gouvernance financière.

Planification et logistique 
• Négocier avec les sites, les hôtels et les fournisseurs afin d’obtenir les meilleurs coûts et conditions. 
• Effectuer des visites d’inspection à l’étranger au besoin.
• Assurer la liaison avec les sites principaux des réunions.
• Développer des plans de travail pour chaque réunion en étroite collaboration avec les fournisseurs et les comités d'organisation.
• Préparer les offres de service et les contrats avec les fournisseurs. Superviser la prestation de services par les sous-traitants de services logistiques.
• Gérer la logistique liée à: l’audiovisuel et la technologie; services traiteur; matériel et mobilier; inscription; télécommunications; signalisation; expédition de matériel et montage/démontage; dotation en personnel et bénévoles; etc.
• Travailler avec les autres membres de l'équipe pour assurer la gestion des expositions.
• Développer et coordonner les évènements sociaux en collaboration avec les comités locaux et les fournisseurs embauchés.
• Gérer la production et la distribution de matériel d'évènements sur place.
• Assurer la prestation adéquate et le contrôle de la qualité pour tous les arrangements logistiques, avant et pendant le Congrès.

Programme
• Fournir aux comités de programme l'assistance et les informations nécessaires pour élaborer des programmes scientifiques et éducatifs.
• Coordonner les réunions du comité de programme, publier des notes de suivi et mettre à jour les documents du programme au besoin.
• Assurer la liaison avec les conférenciers invités et s’assurer que leurs exigences soient remplies.
• Superviser la publication en ligne et l’impression des programmes préliminaire et final.
• Gérer l'attribution des salles de réunion et des ressources techniques et la mise en place conformément au programme.
• Assurer la conformité selon les critères de l’ACCME pour les réunions avec accréditation CME.

Tâches connexes:
• Superviser les activités de promotion / marketing et de communication liées aux réunions.
• Soutenir le développement de toute la documentation des réunions par la rédaction de contenu et la coordination de la production avec les comités organisateurs et l'équipe des technologies.
• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe des technologies et la coordonnatrice d’inscription dans la planification et le suivi du processus d'inscription et l'accueil des participants inscrits et des invités.
• Coordonner le processus de sollicitation des exposants et des commanditaires et rédiger les contrats de commandite.
• Assurer le suivi des contrats avec commanditaires et exposants.
• Entreprendre toutes autres tâches requises par la Directrice des conférences.

Exigences:
• Ce poste requiert au moins cinq années d'expérience dans l'organisation de réunions et congrès associatifs.
• Le (la) candidat(e) doit avoir participé au cycle de vie complet de la planification d'au moins une conférence scientifique ou médicale.
• Plus précisément, l'expérience directe dans les domaines suivants est un fort atout: la planification du programme, la coordination de l'inscription, la manipulation de systèmes d’inscription et de gestion des abrégés, la gestion des commandites et la gestion d'exposition.
• Expérience dans l'organisation de réunions internationales dans des pays étrangers est un atout certain.
• Très bonnes compétences en informatique (idéalement dans un environnement Mac); une connaissance supérieure de Word, Excel et des interfaces de base de données est nécessaire.
• Expérience avec les activités marketing entourant les réunions, les différents canaux de communication et les médias sociaux est un atout.
• Une désignation CMP serait un atout.
• Doit résider à Montréal au moment de l'embauche ou être prêt(e) à déménager à Montréal, dans les deux semaines suivant l’embauche.
• Maîtrise de l'anglais parlé et écrit et du français; 3ème langue serait un atout.
• Compétences supérieures en communication verbale et en rédaction professionnelle.
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles.
• Bonnes capacités de négociation.
• Capacité à travailler en harmonie au sein d'une équipe, et indépendamment au besoin. Bonne aptitude à coordonner les contributions de collègues, fournisseurs et hôtes.
• Capacité à maintenir un haut niveau de précision et d'intégrité.
• Capacité à travailler sous pression et respecter les délais fixés.
• Bonne gestion du temps, des compétences organisationnelles et des priorités.
• L'attention au détail dans tous les domaines de travail.
• Capacité à gérer des évènements simultanés à différents stades de réalisation.
• Disponibilité à travailler des heures flexibles si nécessaire (en particulier pendant les voyages et à l'approche des dates de conférences).
• Ce poste exige des déplacements à l’international périodiques, et ce jusqu’à pendant deux semaines à la fois.

Ce que nous offrons:
• La possibilité de contribuer à une organisation qui a un impact significatif sur la vie des gens.
• Salaire en fonction des responsabilités et de l'expérience, et avantages sociaux.
• Travailler dans une petite équipe dynamique.
• La possibilité de voyager à l'étranger et de travailler avec des professionnels passionnés dans le domaine de la transplantation.

Pour soumettre votre candidature:
Veuillez s’il vous plaît soumettre une lettre de motivation et votre CV avec deux références et informations de contact (téléphone et courriel) avant le 1er février 2015 (23h59), à Mme Geneviève Leclerc, CMP, Directrice des conférences. Les entretiens d’embauche se dérouleront du 3 au 10 février 2015 durant les heures d'affaires à notre bureau au siège international de Montréal.

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MEETINGS MANAGER

The Transplantation Society (TTS) is searching for a Meetings Manager for its International Headquarters in downtown Montreal, for a contract of 20 months (February 2015 to October 2016). TTS is a not-for-profit organization providing focus for global leadership in the field of transplantation on the development of the science and clinical practice, scientific communication, continuing education and guidance on the ethical practice.

Summary
The Meetings Manager enables the successful conduct of a set of congresses, conferences and meetings for TTS and its Sections, managing all aspects of these meetings through both internal and external suppliers, and maintaining CME accreditation. The Meetings Manager works closely with the Director of Meetings and the organizing committees to obtain appropriate sponsorships to ensure financial success of the meetings.

The Meetings Manager reports to the Director of Meetings and works closely with the congress team as well as the other employees of the International Headquarters.

The congress team, headed by the Director of Meetings, is responsible for the planning and delivery of one international congress of 5,000 participants (the 2016 congress will be held in Hong Kong), 6 to 9 congresses of 150-­‐700 participants, as well as several smaller expert meetings, over each cycle of two years.

MAIN DUTIES:
Administration 
• Act as Project Manager and manage day-to-day activities of assigned meetings, as well as assist the Director of Meetings and other members of the congress team for other projects.
• Develop detailed meeting plans following TTS procedures and practices (e.g. timelines, venue, suppliers, promotion, contractual obligations, and budget).
• Administer the Memorandum of Understanding (MoU) developed for each meeting.
• Develop a work plan and ensure timely execution of all activities necessary for assigned meetings.
• Develop and manage meeting budgets.
• Maintain all documentation - paper and electronic - in an orderly fashion so as to enable rapid and complete retrieval as needed.
• Maintain regular ongoing contact with organizing committees and TTS/Section leadership to ensure that their requirements are being properly met.
• Provide regular status reports to organizing committees as well as a detailed final report shortly after the closing of the meetings.
• Implement risk management strategies and regularly assess risk factors.
• Evaluate results and provide recommendations to ensure future optimization of resource allocation and management strategies
• Assist the Director of Meetings in the long term planning of the combined set of meetings.
• Adhere to processes established within IHQ to ensure operational efficiency, risk mitigation and proper financial governance.

Meeting Planning and Logistics
• Negotiate with venues, hotels and suppliers for best cost and conditions.
• Undertake site visits as needed.
• Liaise with the primary meeting sites.
• Develop meeting flow/floor plan in close collaboration with suppliers and organizing committees.
• Prepare Request for Proposals for bids and contracts by 3rd party suppliers as necessary. Supervise the delivery of services by the sub-contractors of logistical services.
• Manage logistics linked to: audio-visual and technology; food and catering; equipment and furniture; registration; telecommunications; signage; freight forwarding and onsite set-­‐up; staffing and volunteers; etc.
• Work with other team members in the management of exhibitions.
• Develop and coordinate social events in collaboration with local committees and hired suppliers.
• Manage the creation, organization and distribution of event materials onsite.
• Ensure timely delivery and exercise quality control of all logistical arrangements before and during the Congress

Program 
• Provide program committees the necessary assistance and background information to develop educational scientific programs.
• Coordinate program committee meetings, publish action notes and update program documents as needed.
• Liaise with invited speakers and ensure their requirements are met.
• Oversee the online and print publication of preliminary and final programs.
• Manage room allocation and set-up in accordance to the program.
• Ensure CME compliance for assigned meetings with CME accreditation.

Related Duties:
• Supervise promotion/marketing and communication activities related to meetings.
• Support the development of all Congress documentation by drafting content and coordinating production with the organizing committees and the technologies team.
• Work closely with the Registration Coordinator and technologies team in the planning and monitoring of the registration process, successful promotion of the meetings, and hosting of registered participants and guests.
• Coordinate sponsor and exhibitor solicitation process and draft agreements.
• Ensure the servicing of sponsor and exhibitor agreements.
• Undertake all other tasks required under the MOUs and assigned by the Director of Meetings.

Requirements:
• This position requires at least 5 years of experience in the organization of association meetings and congresses.
• Candidate must have participated in the full planning life cycle of at least one scientific or medical congress.
• Specifically, direct experience in the following areas is a strong asset: program planning, registration coordination, handling registration/abstract management systems, sponsorship management, and exhibit management.
• Experience in organizing international meetings in foreign countries is a definite asset.
• Good computer skills (ideally in a Mac environment); superior knowledge of Word, Excel and database interfaces is required.
• Experience with meeting marketing activities, communication channels and social media an asset.
• A CMP designation would be a definite asset.
• Must reside in Montreal at time of hire or be willing to relocate to Montreal within two weeks.
• Fluency in spoken and written English; French and a 3rd language would be an asset.
• Professional written and verbal communication skills.
• Excellent interpersonal skills.
• Good negotiation skills.
• Ability to work harmoniously within a team, and independently as needed. Ability to coordinate the contributions of colleagues, suppliers and host.
• Ability to maintain a high level of accuracy and integrity.
• Ability to work well under pressure and meet set deadlines.
• Good organizational, time management and prioritizing skills. 
• Attention to detail in all areas of work. 
• Ability to manage concurrent events in different stages of realization. 
• Availability to work flexible hours if required (particularly during travel and as the Congress dates approach). 
• This position requires periodic international travel for up to two weeks at a time.

What we offer:
• The opportunity to contribute to an organization that has a significant impact on people’s lives.
• Salary commensurate with responsibilities and experience and full benefits.
• Working in a small dynamic team.
• The opportunity to travel internationally and work with passionate professionals in the transplantation field.

Applying:
Please submit a letter introducing your self and a your CV with 2 references and contact information (telephone and email) before February 1st 2015 at 23h59, to Geneviève Leclerc, CMP, Director of Meetings. Interviews will be conducted February 3-­‐10, 2015 during business hours at our Montreal International Headquarters office.