Responsabilités
• Fournir un soutien administratif en traitant et en tenant à jour un large éventail de documents (rapports statistiques, pièces de correspondance, factures à payer, etc.) liés aux activités du service et en coordonnant les activités liées aux locaux (stocks, organisation matérielle, exigences en matière de santé et sécurité, et systèmes de communication)
• Aider le superviseur à déterminer les priorités et le déroulement du travail, et en planifiant des ordres du jour, des réunions et des conférences aux fins de l’atteinte des objectifs du personnel cadre/opérationnel
• Fournir un service à la clientèle de première qualité en assurant une liaison directe avec les clients et d’autres relations tout en triant aussi les appelants et les visiteurs qui veulent parler au superviseur
• Établir et tenir à jour des bases de données et des dossiers efficients et efficaces et aider d’autres personnes à effectuer des recherches courantes ou à exécuter des activités semblables afin de répondre aux besoins du service et d’atteindre les objectifs de celui-ci
• Effectuer des recherches dans le cadre de projets en utilisant sa connaissance des objectifs du service ainsi que sa connaissance de la technologie, des logiciels de création graphique et des logiciels de calcul électronique
• Traiter des données confidentielles comme des rapports d’évaluation du rendement, des documents de planification de la relève, des recommandations de promotion, des lettres portant sur le rendement, etc. et développer des bases de données et des dossiers efficients et efficaces afin de répondre aux besoins du superviseur et d’atteindre les objectifs de celui-ci
Études et expérience
• Diplôme d'études post-secondaires en administration de bureau (ou l'équivalent) ou baccalauréat
• Deux à trois ans d'expérience pertinente
Habiletés et connaissances
• Excellentes connaissance des systèmes informatiques et des logiciels Word, Excel, Powerpoint
• Excellentes habiletés administratives et organisationnelles
• Bonne gestion du temps / établissements des priorités
• Orientation sur le service à la clientèle
• Excellente habileté de communication verbale et écrite
• Tact, diplomatie et discrétion
• Capacité de travailler seul et sous pression
• Créativité/fiabilité
• Esprit d'équipe
• Bilinguisme dans les deux langues officielles est requis
Équité en matière d'emploi
La BDC encourage la diversité au sein de son équipe et invite toutes les personnes ayant les compétences recherchées à poser leur candidature. Nous apprécions toutes les réponses, toutefois nous ne communiquerons qu'avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.
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Responsibilities
• Provide administrative support by attending to and maintaining a wide variety of documentation (statistical reports, correspondence, invoices for payment, etc.) pertaining to his/her departmental activities and by coordinating premises-related activities (inventory, physical layout, health/safety requirements and communication systems)
• Support supervisor in establishing priorities and workflow, and by planning agendas, meetings and conferences to meet objectives of managerial/operational staff
• Provide high quality customer service in liaising directly with customers and other contacts, while also screening telephone calls and visitors for supervisor
• Develop and maintain efficient and effective databases and files and assist others in routine research or similar activities in order to meet departmental needs and objectives
• Undertake research for projects using knowledge of departmental objectives as well as expertise in the use of technology, graphics and spreadsheet software
• Process confidential data such as, succession planning documentation, promotion recommendations, correspondence on performance matters, etc. and develop efficient and effective databases and files in order to meet his/her superior’s needs and objectives
Education and Experience
• Post-secondary diploma in Office Administration (or equivalent) or undergraduate
• Two or three years of experience relevant to the Bank
Skills and Knowledge
• Excellent knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
• Excellent administrative and organizational skills
• Good time management / Priority setting
• Customer service focus
• Excellent written and communication skills
• Tact, diplomacy and discretion
• Ability to work independently and under pressure
• Creativity/Dependability
• Team player
• Bilingualism in both official languages is required
Equal Opportunity Employer
At BDC, we value diversity in our workforce and encourage all qualified candidates to apply. We appreciate all responses and advise that only those candidates selected for an interview will be contacted.
