Sous la direction du: Vice-président, Programmation et Production, AMI-télé
Échelon: 1
Contrat de 6 mois: nov. 2014 - avril 2015
Fonctions :
Fournir des services généraux de bureau à AMI-télé en accueillant et en dirigeant les visiteurs et en assistant l’équipe de direction d’AMI-télé dans la gestion matérielle du bureau.
Résultats et responsabilités :
1- Accueillir les visiteurs, en personne ou par téléphone; répondre aux demandes de renseignements ou les diriger vers la personne ou le service compétent; tenir à jour les annuaires téléphoniques des employés et des services; aider s’il y a lieu les visiteurs/collègues ayant une déficience visuelle.
2- Maintenir le professionnalisme et l’image d’AMI en gardant l’aire d’accueil propre, sécuritaire et libre d’obstacles et en faisant en sorte que les salles de conférences soient préparées et mises en ordre avant et après les réunions.
3- Soutenir les efforts de production en commandant et en coordonnant les services de traiteur et les fournitures ou l’équipement spécialisés nécessaires. S’occuper de toutes les livraisons, copies de scénario et tâches connexes de concert avec le directeur de production.
4- Tenir les fournitures de bureau en organisant la salle de fournitures pour qu’il soit facile d’identifier et de retrouver les articles, en déterminant les niveaux de stocks, en anticipant les besoins en fournitures, en passant et en traitant les commandes de fournitures et en vérifiant et en traitant les fournitures reçues. Recevoir les articles, reconstituer les stocks de fournitures et défaire les boîtes et les cartons en vue de leur élimination. Veiller à ce que les postes de photocopie soient approvisionnés en papier et en fournitures connexes. (dégrafeuse, agrafeuse, trombones, etc.)
5- Tenir une petite caisse pour le remboursement des menus achats en lien avec l’entreprise en vérifiant les reçus, en fournissant de l’argent comptant et en compilant le rapport des décaissements en temps opportun.
6- Préparer le courrier pour la distribution en recevant et en triant le courrier entrant, préparer le courrier et les documents sortants pour leur livraison par la poste ou par messagerie en temps opportun, tenir l’équipement d’affranchissement et les comptes d’approvisionnement; recevoir, distribuer et envoyer des télécopies.
7- Coordonner les services d’entretien général en tenant les fournitures de cuisine et en commandant et en stockant les articles comme le café, le thé, le sucre et les articles de ménage; aider à garder les salles de personnel en ordre en chargeant le lave-vaisselle à la fin de la journée et en vidant et en rangeant la vaisselle, les verres et les tasses le matin.
CRITÈRES D’ÉVALUATION
Qualifications :
Études: Diplôme d’études secondaires (minimum) ou expérience équivalente
Connaissances: Microsoft Office - connaissance pratique de Word, Outlook et Excel. Utilisation de matériel de bureau général comme le télécopieur, le photocopieur, l’affranchisseuse.
Compétences: Solides compétences interpersonnelles et en communications. Bonnes compétences en logiciels et capacités de recherche internet. Souci du détail. Bilingue (français/anglais).
Environnement: L’employé(e) pourra être appelé(e) à faire de la saisie au clavier, travailler debout, soulever des objets et travailler dans des positions incommodes. Il/elle aura à faire des efforts modérés, notamment de concentration, dans la préparation de documents électroniques et l’utilisation de logiciels. Environnement de travail de bureau normal avec peu ou pas d’exposition à des risques désagréables.
