Concours: 9525
Titre: Secrétaire de direction
Statut: Temporaire
Durée: 24 mois
Lieu: Montréal
Affichage: 10/06/2014 - 10/19/2014
VOS DÉFIS
En étroite collaboration et sous la supervision de l’Adjointe administrative, la personne participera à la bonne marche des activités du bureau de la Vice-présidente exécutive – Affaires corporatives et Secrétaire générale, et Présidente du Conseil mondial de l’énergie.
Collaborer à la préparation et à l'organisation des différents dossiers de l’unité, lesquels comprennent plus particulièrement les tâches suivantes :
• Coordonner les différents événements auxquels participe la VPE – ACSG et Présidente du CME, majoritairement à l’international (i.e. recherche et réservation avion, hôtel et transports, réponse aux demandes provenant des organisateurs des événements, inscription aux événements, préparation de la cédule détaillée de voyage, coordination des mandats confiés à un membre de l’équipe de l’unité ou à un expert externe, etc.)
• Recevoir les demandes d’information provenant de l’interne ou de l’externe reliées aux activités de l’unité, effectuer les recherches et transmettre les résultats
• Recevoir et faire le suivi des appels de la VPE – ACSG et présidente du CME
• Gérer les courriels de la VPE – ACSG et Présidente du CME ainsi que son courrier, i.e. en prendre connaissance, obtenir et adjoindre les renseignements ou la documentation pertinente, les acheminer à qui de droit et en assurer le suivi
• Planifier les rencontres statutaires avec les relevants de la VPE – ACSG et les rencontres de son comité de gestion, s’occuper de l’organisation matérielle des réunions de l’unité et préparer la documentation pertinente
• Rédiger la correspondance reliée à la gestion de l’unité
• Assurer le suivi des dossiers administratifs de l’unité
• Effectuer les démarches relatives à l’application des différents systèmes administratifs de l’entreprise. Préparer et vérifier les formulaires ou documents requis et en assurer le suivi
• Préparer, vérifier et tenir à jour les dossiers, divers rapports, listes et registres
• Classer les documents et les dossiers, voir à leur conservation ou à leur destruction
VOTRE PROFIL
• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en secrétariat ou une expérience équivalente.
• Posséder un minimum de dix ans d’expérience en secrétariat.
• Posséder une excellente connaissance du français et de l'anglais, parlé et écrit.
• Avoir la maîtrise de certains logiciels nécessaires à son travail, tels que Outlook, Word, Excel, etc. ainsi qu’une connaissance fonctionnelle des tablettes électroniques
• Avoir démontré sa capacité à rédiger de la correspondance à partir d'idées maîtresses.
• Avoir démontré sa capacité à travailler dans des situations de stress.
• Avoir démontré un sens du service aux clients, posséder de l'initiative, de l'autonomie et un très bon esprit d'équipe.
• Posséder les qualités personnelles suivantes : respect de la confidentialité, sens de l'organisation, capacité d’adaptation, rigueur, minutie, diplomatie et constance
PARTICULARITÉS
• Le candidat retenu fera l'objet d'une vérification administrative de sécurité
• Horaire de travail: 5 jours/semaine, 35 heures
Diplôme obtenu hors Québec: Nous exigeons l'évaluation comparative des études émise par le Ministère de l'Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion. Vous devez présenter le document officiel sur demande.
Pour que votre candidature à ce poste soit prise en considération, vous devez déposer votre candidature sur le site Internet: www.hydroquebec.com/emplois
Hydro-Québec applique un programme d'accès à l’égalité et invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous communiquons uniquement avec les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers.
