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NOTE : Veuillez noter que la forme masculine utilisée désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
Poste: Coordonnateur au développement
Département: Gestion de projets
Supervisé par: Directeur du développement de projets
Voyages requis: Non applicable
OBJECTIFS DU POSTE
Le mandat principal du coordonnateur au développement est d’administrer l‘outil de gestion des opportunités d’affaires (c.a.d. pipedrive) en recevant toutes les nouvelles demandes d’affaires au sein de l’entreprise et en suivant son taux de réussite. Il agit en tant que responsable du calendrier et veille à la réalisation de toutes les actions nécessaires pour la création d’opportunités d’affaires. À cet effet, il travaille avec les gestionnaires pour s’assurer que tous les suivis sont effectués en fonction du calendrier. Il assiste le directeur lors de l’élaboration des propositions en réponse aux appels d’offres. Il supporte également en produisant des plans et activités pour le développement de projets.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
1. Identification, priorisation, développement et gestion de la création des projets:
• Administrer les outils de gestion des opportunités d’affaires (lead);
• Entrer et mettre à jour quotidiennement la base de données des contacts avec les clients;
• Initier la première réponse au client en faisant le suivi de leur demande d’information relativement aux procédures établies par le directeur;
• Assurer une surveillance et un suivi quotidiens des appels d’offres;
• Contribuer à l’amélioration des processus existants, élaborer et communiquer les nouveaux outils de développement;
• Proposer des améliorations au processus de création des opportunités d’affaires pour augmenter le nombre d’opportunités converties en projets pour l’entreprise;
• S’assurer de la conformité des indicateurs de performance en utilisant tous les outils à disposition tout en respectant les règles et procédures de l’entreprise;
• Développer, maintenir, améliorer et mettre à jour le système d’archivage des opportunités d’affaires;
• Produire un calendrier référent de toutes les actions à prendre par les différentes parties prenantes aux opportunités d’affaires;
• Assurer la coordination entre les producteurs et directeurs pour tout ce qui concerne les nouvelles opportunités à travers une communication efficace entre les parties prenantes;
• Contrôler la qualité des documents produits par l’équipe de développement de projets.
2. Relation d’affaires avec les clients:
• Communiquer avec les clients pour clarifier leurs besoins;
• Participer à la définition des besoins du client et en faire une analyse;
• Développer et maintenir un contact privilégié et une communication stable avec les clients identifiés par le directeur du développement de projets.
3. Élaboration d’offres de service:
• En collaboration avec le producteur et l’équipe assignée au projet, participer aux présentations pour développer les propositions répondant aux besoins, questions et objectifs du client;
• Préparer les offres de service et présentations aux clients potentiels;
• Contrôler la qualité de tous les documents produits.
ATTENTES DU POSTE ET QUALITÉS REQUSES
• Diplôme universitaire de 1er cycle en administration des affaires, économie, marketing ou tout autre domaine connexe;
• Minimum 3 ans d’expérience en marketing, développement des affaires ou de projets;
• Solides compétences de communication interpersonnelles, tant orales qu’écrites;
• Maitrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook, etc.) et Google (courriel, calendrier, stockage de données, etc);
• Expérience dans un domaine artistique en relation avec un secteur d’activité de Moment Factory (comme l’environnement multimédia, la production audiovisuelle, l’architecture, l’évènementiel);
• Compréhension des aspects commerciaux spécifiques à Moment Factory;
• Compétences pratiques en création d’opportunités d’affaires.
QUALITÉS
• Indépendant et plein d’initiative, capable de gérer et prioriser les projets et priorités sensibles;
• Capable de supporter les situations de forte pression et d’interagir avec différentes personnalités à tous les niveaux de l’entreprise avec diplomatie;
• Capable de s’adapter à l’évolution des situations de travail et capacité à saisir et à appliquer de nouvelles idées;
• Grand degré de professionnalisme et de service à la clientèle, de jugement et de diplomatie;
• Compétences de communication devant être efficaces et courtoises, nécessitant une grande intégrité lorsqu’il s’agit de traiter avec d’autres cultures et langues;
• Initiative, fiabilité, flexibilité, rigueur et précisions sont essentielles;
• Capacité de travail avec un minimum de supervision pour atteindre ses objectifs.
CONDITIONS DE TRAVAIL SPÉCIFIQUES
• Horaire de travail flexible;
• Disponibilités requises en dehors des heures de travail.
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NOTE: The masculine is used in this publication without prejudice for the sake of conciseness.
Position: Development Coordinator
Department: Project Management
Supervised by: Director of Project Development
Required Travels: Not applicable
POSITION’S OBJECTIVE
The main mandate of the Development Coordinator is to administer all new business requests coming into the company and to track its success ratio using the tool (i.e. Pipedrive). He/she acts as the master of the calendar to monitor all actions required for lead generation. As such, he/she works with senior level management to ensure that follow-ups are conducted according to timeline. He/she assists with the development of proposals and RFP responses. He/she also supports with business opportunity outreach plan and activities.
FONCTIONS AND RESPONSIBILITIES
1. Identification, prioritization, development and management of lead generation:
• Administer through the Pipedrive all business leads coming into the company;
• Perform daily entry and updates to database of all relations with clients (CTR);
• Initiate first response to clients following their request for information according to procedures established by the Director;
• Ensure daily monitoring and follow-up of requests for proposals;
• Contribute to the improvement of existing processes, draft and communicate new project development tools;
• Propose improvements to the lead generation process to increase the number of leads converted into sales for the company;
• Ensure compliance to key performance indicators using all tools and means at his/her disposal, while respecting the policies and procedures of the company;
• Develop, maintain, improve, and up-date the leads’ archive system;
• Produce master plan calendar of all actions to be done by various stakeholders concerning leads;
• Ensure coordination between producers and directors for all matters that pertaining to new business leads through efficient communication across key stakeholders;
• Ensure a high level of quality control for all documents produced by Project Development team.
2. Business relationship with clients:
• Communicate with clients to clarify their needs;
• Participate in the definition of client requirements and perform needs analysis;
• Develop and maintain a privileged contact and stable communication with clients identified by the Director of Project Development.
3. Conception of service proposals:
• In collaboration with producer and team assigned to the project, participate in pitches to develop proposals that speak to the client’s needs, concerns, and objectives;
• Prepare service proposals and presentations to potential clients;
• Quality control of all documents produced.
POSITION’S EXPECTATIONS AND REQUIRED QUALITIES
• Bachelor degree in business administration, economics, marketing or other related fields;
• Minimum 3 years experience in a marketing, business or project development-related position;
• Strong interpersonal, oral, and written communication skills;
• Master of software from MS Office (Word, Excel, Outlook, etc.) and Google (mail. Cal, drive, etc.);
• Work experience in an artistic field related with a sector of activity of Moment Factory (such as multimedia environment, audiovisual production, architecture, events);
• Understanding of business aspects specific to MF
• Lead generation skills;
QUALITIES
• Independent self starter capable of managing and prioritizing multiple time sensitive projects and priorities;
• Ability to handle high pressure situations within tight deadlines and to interact with various personalities at all levels in the firm diplomatically;
• Ability to adapt to changing work situations and ability to grasp and apply new ideas;
• High degree of professionalism and customer service, judgment and diplomacy;
• Communication skills must be effective and courteous, requiring high integrity when dealing with a broad array of cultures and languages;
• Initiative, reliability, flexibility, thoroughness and accuracy are critical;
• Ability to work with minimal supervision to meet objectives.
SPECIAL WORK CONDITIONS
• Flexible work schedule
• Requires availability outside office hours
