Sommaire des fonctions
L’adjoint(e) à la direction générale travaille en étroite collaboration avec le directeur général (DG) et lui offre un support adéquat dans l’exécution de son mandat global et dans ses réalisations quotidiennes.
Responsabilités
Le candidat idéal saisit bien la vision de l’Opéra de Montréal et contribue positivement à l’épanouissement de son image. Il est impliqué dans la majorité des dossiers du DG. Il assure le lien entre les parties prenantes autant à l’interne qu’à l’externe (le comité de gestion, le personnel, la production, le conseil d’administration, les représentants gouvernementaux, les commanditaires, les organismes artistiques et le grand public).
Fonctions principales
• Assister le DG dans la planification et la coordination des tâches administratives et du travail de secrétariat
• Assurer le suivi quotidien des dossiers
• Rédiger la correspondance en anglais et en français
• Rédiger et assurer le suivi des contrats de location et de coproduction
• Saisir les informations financières liées à la production dans la base de données
• Planifier et organiser les réunions du conseil d’administration (logistique, ordre du jour et suivi de dossiers si nécessaire)
• Collaborer à la rédaction des demandes de subvention de l’organisme
• Faire de la recherche sur les entreprises à solliciter (coordonnées et informations sur les membres de la haute direction)
• Organiser les réunions du personnel et du comité de gestion
• Préparer le matériel nécessaire pour ces réunions
• Coordonner l’envoi de propositions de commandites par lettre ou par courriel
• Maintenir un système de classement manuel et électronique ainsi que les archives
• Assurer sa présence à la table de presse et à la réception les soirs de premières
• Participer à certains événements spéciaux
• Effectuer toute autre tâche se rattachant au poste
Formation et compétences recherchées
• Diplôme d’études professionnelles en administration ou formation équivalente
• 3 à 5 années d’expérience dans un poste similaire
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office
• Maîtrise du logiciel FileMaker (un atout)
• Connaissance du milieu des affaires et de l’appareil gouvernemental (un atout)
• Connaissance du milieu artistique montréalais et canadien (un atout)
Qualités recherchées
• Talent en rédaction et en traduction
• Excellent jugement et sens de la discrétion
• Autonomie permettant de travailler avec un minimum d’encadrement et capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation, efficacité et capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps
• Capacité de travailler sous pression
Salaire et avantages sociaux concurrentiels
Si le poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae avant le 30 septembre.
L’Opéra de Montréal remercie tous les postulants de leur intérêt, mais ne communiquera qu’avec les candidats retenus.
