Description de l’entreprise:
Digital District Montréal est une filiale de la société française Digital District fondée à Paris en 2008 (The Artist, OSS 117, etc…). Jeune compagnie en existence depuis 2012, Digital District Montréal se spécialise dans la fabrication de films d’animation 3D.
Assistanat:
• Assurer la mise à jour des différentes listes et bases de données administratives;
• Effectuer la production et la mise en page de différents documents propres au studio: lettres, notes de service, listes, rapports, offres de service, présentations et en assurer la distribution;
• Prendre les notes pendant les réunions administratives du studio et diffuser le compte-rendu aux personnes concernées;
• Recevoir et traiter les appels téléphoniques;
• Accueillir les clients et les visiteurs, les orienter au mieux en fonction du contexte;
• Envoyer, réceptionner le courrier et le dispatcher aux destinataires;
• Appeler les coursiers, préparer et commander les envois spéciaux et en assurer le suivi (Fedex, UPS);
• Organiser les déplacements sur demande (taxis, hôtels, billets avion, etc…);
• Réserver les salles de réunion en interne (au besoin) et les lieux de rendez-vous externes;
• Prendre en charge l’archivage des documents et des autres supports;
• Préparer, compiler et finaliser les rapports de dépenses des encadrants;
• Organiser les réunions de la direction du studio, préparer et envoyer la documentation nécessaire;
• Assurer le suivi auprès des prestataires de services et de certains fournisseurs;
• Établir les bons de commandes et les réquisitions, imprimer et classer les factures;
• Travailler en tandem avec la comptabilité pour assurer le bon fonctionnement du service;
• Exécuter toute autre tâche connexe, en fonction des besoins de la direction du studio.
Intendance :
• Commander le matériel bureautique et les fournitures du studio en fonction des besoins;
• Organiser la régie du studio : collation, vaisselle, entretien, maintenance, etc…;
• Vérifier la propreté et le bon fonctionnement du studio pour le bienêtre de tous, en coordonnant les différents prestataires de service;
• Suivi de l’organisation des stationnements,
• Organiser des sorties, des activités sportives et des évènements sociaux avec les employés.
Ressources humaines :
• Assurer l’accueil des nouveaux employés
• Tenir les dossiers d’employés à jour à chaque changement;
• Tenir à jour l’agenda des ressources humaines et suivre les absences, vacances, congés spéciaux des employés;
• Créer le compte courriel des employés;
• Trouver un logement provisoire aux employés relocalisés et organiser leur venue (si applicable);
• Suivre les demandes de statut d’immigration des employés du studio (si applicable);
Compétences exigées :
• Bilinguisme anglais/français, tant à l’écrit qu’à l’oral;
• Avoir une bonne connaissance de Microsoft Office et plus particulièrement d’Excel;
• Être à l’aise avec l’environnement Mac;
• Connaitre et savoir utiliser les fonctionnalités de la messagerie Gmail (google mail);
• Connaitre Adobe Creator et Photoshop est un plus,
• Connaitre et savoir utiliser les fonctionnalités principales de Linkedin;
• Avoir une bonne connaissances des réseaux sociaux actuels est un plus (Facebook etc..)
• Faire preuve de pro activité;
• Être à l’écoute des employés;
• Savoir travailler en équipe et être rigoureux(se);
• Être citoyen canadien ou avoir le statut de résident permanent au Canada et être disposé à travailler à Montréal, Québec.
Si vous êtes intéressé(e) par ce poste ou si vous désirez nous soumettre une candidature, veuillez envoyer votre curriculum vitae par le formulaire ci-bas.
Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.
Notez que le générique masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte. Digital District souscrit au principe d’équité en matière d’emploi.
